Digiallkirjastamine 101: digiallkirjastatavad asutusesisesed dokumendid

Kaaludes allkirjastamise protsesside üleviimist paberil dokumentidelt digitaalsele, küsivad ettevõtted vahel, milliseid dokumente nad võiksid digitaalselt allkirjastada. Järgnevalt selgitame, kuidas digiallkirjastamine sobitub asutusesisesestesse protsessidesse. 

Digiallkirjastamine on käepärane hanke-, müügi-, juriidilise ja personaliosakondades, ning sisuliselt ka kõigis teistes osakondades, kus tegeletakse dokumentidega. 

Müügiosakond

Paberil protsessid pidurdavad müügiosakondi kiiremast tehingule jõudmisest vähendades seetõttu tootlikkust ning käivet. Lõpetades ajaraiskamise füüsilise allkirjastamise korraldamisele võimaldab teil luua produktiivse müügimehhanismi vabastades aega müügidokumentide füüsilise allkirjastamise ettevalmistamiselt ning keskendudes tulemustele.

Müügiosakonnas saate digiallkirjastada näiteks järgmisi dokumente:

  • pakkumisi,
  • kliendi nõusolekuid,
  • tellimusi,
  • saatelehti ja arveid.

Hankeosakond

Hankespetsialistid teavad, kui oluline on sõlmida lepinguid õigeaegselt ning jälgida ostukinnituste kinnitamist – siin eksimine võib põhjustada oluliste ressursside hilinemise või isegi suuremaid probleeme. Digiallkirjastamise abil ostudokumentidele allkirju kiiremini kogudes vähendate hanketsükli pikkust ja viivitusi. 

Hankeosakonnas saate digiallkirjastada näiteks järgmisi dokumente:

  • Konfidentsiaalsus- ja vaikimiskokkuleppeid töötajate ja tarnijatega,
  • asutusesisesed kinnitusi ja kokkuleppeid teiste osakondade, tarnijate ja kolmandate osapooltega,
  • ostukinnitusi,
  • ostu-müügilepinguid ja tellimuste kinnitusi.

Personaliosakond

Paberimajandus võtab suure osa personaliosakonna töötajate ajast kuna värbamisprotsess on pikk ning sisaldab palju administratiivülesandeid. Kiirendades seda digiallkirjastades dokumente, võimaldab vabastada värbaja aega kohtumiste korraldamiselt teistele olulistele ülesannetele: uute talentide otsingule, olemasolevate töötajate motiveerimisele, asutusesiseste ürituste korraldamisele jne. 

Personaliosakonnas saate digiallkirjastada näiteks järgmisi dokumente:

  • värbamisdokumente (pakkumised, töölepingud, konfidentsiaalsus- ja vaikimiskokkulepped jne),
  • töötamist reguleerivaid dokumente (sisekorraeeskiri, eetikakoodeks jne),
  • Töötajaga seotud dokumente (puhkuseavaldused, tööajatabelid, nõuded jne),
  • Töölepingu lõppemisega seotud või töötaja üleviimisega seotud dokumente (töölepingu lõpetamine, soovituskirjad jne). 

Juriidiline osakond

Aina suureneva nõude all jõuda rohkem vähema ajaga, on surve all ka juriidilise osakonna töötajad. Paberil protsessidest loobumine ja juriidiliste protsesside digitaliseerimine võimaldab teil säästa paberi-, printimise ja postikuludelt, aga ka tõsta efektiivsust tänu lühenenud dokumentide allkirjastamise protsessile. 

Juriidilises osakonnas saate digiallkirjastada näiteks järgmisi dokumente:

  • Standardseid juriidilisi kokkuleppeid (konfidentsiaalsus- ja vaikimiskokkulepped, partnerluslepingud, teenuselepingud jne),
  • hankedokumente (hankelepingud, tööaruanded jne)
  • Asutusesiseseid dokumente (töölepingud, juhatuse otsused, koosolekute protokollid jne).

Klienditeenindus

Kliendid ei talu ootamist ja soovivad, et nende pöördumised leiaksid kiirelt lahenduse. Digiallkirjastamise abiga kindlustate, et allkirjade kogumine ei pidurdaks protsessi ning lepingu allkirjastamine on kliendile lihtne, kiire ja asukohast sõltumata mugavalt teostatav. Seeläbi saab klient kiirelt toodet või teenust kasutama hakata ning kliendi üleüldine hinnang teie ettevõttele tõuseb.

Klienditeeninduse osakonnas saate digiallkirjastada näiteks järgmisi dokumente:

  • lepinguid klientidega,
  • tingimusi ja eeskirju,
  • arveid, 
  • tagastusi,
  • tööajatabeleid.

Osakondadevaheline dokumentide allkirjastamine 

Mitmed dokumendid läbivad oma eluea jooksul erinevaid osakondi. Näiteks kliendilepinguga puutuvad kokku vähemalt müügi- ja juriidiline osakond. Digitaalsed protsessid võimaldavad siingi hoida kokku aega ja raha – kogudes dokumendile kinnitusi ja allkirju digitaalselt ei pea te füüsilise dokumendiga ka majasiseselt ringi kõndima.  

Ühinege sadade teiste ettevõtetega ning rakendage lugematud digiallkirjastamise eelised ka enda ettevõtte protsessidesse. Tutvuge meie pakutavate lahendustega siin.

See postitus on kättesaadav järgmistes keeltes: English