Et vanlig spørsmål fra bedrifter som vurderer å gå over fra fysisk til digital dokumentsignering, er hva slags dokumenter de kan signere elektronisk. Her forteller vi hvordan du kan bruke e-signering av dokumenter til å strømlinjeforme interne prosesser i organisasjonen.
E-signering kan være praktisk for salg, innkjøp, personal, juridisk, kundeservice og praktisk talt en hvilken som helst annen avdeling som håndterer dokumenter.
Salgsavdelingen
Papirprosesser er en klamp om foten når salgsavdelingen prøver å få i havn avtaler, og reduserer både produktiviteten og inntektene. Hvis dere slipper å kaste bort tid på å samle inn håndskrevne signaturer, kan dere bygge en effektiv salgsavdeling og fokusere på kjernevirksomheten.
I salgsavdelingen kan dere signere
- forslag og anbud
- kundeavtaler
- leveringsordrer
- kvitteringer og fakturaer
Innkjøpsavdelingen
Bare de som jobber med innkjøp, kan forstå hvor katastrofalt det kan være for en organisasjon når kontrakter ikke blir signert i tide, eller hvor utfordrende det kan være å registrere og spore kjøpsgodkjenninger. Resultatet kan bli forsinkelser av viktige ressurser eller til og med søksmål, etterfulgt av masse stress. Med e-signering kan du forkorte innkjøpssyklusen og redusere forsinkelser ved å samle inn signaturer på kjøpsdokumentene raskt og problemfritt.
I innkjøpsavdelingen kan dere signere
- taushetserklæringer med ansatte og leverandører
- interne bekreftelser og avtaler med andre avdelinger, leverandører og tredjeparter
- forespørsler om forslag, tilbud eller informasjon
- kjøpsavtaler
- ordrer og ordrebekreftelser
Personalavdelingen
Medarbeidere i personalavdelingen bruker mye tid på papirarbeid i forbindelse med lange onboarding-prosesser og andre administrative oppgaver. Med digitale hjelpemidler kan dere få fart på rekrutteringen og onboardingen og spare tid på møter for å signere dokumenter. Da får dere mer tid til andre oppgaver, som å finne nye talenter, holde motivasjonen oppe hos medarbeiderne og organisere bedriftsarrangementer.
I personalavdelingen kan dere signere
- rekrutteringsdokumenter (tilbudsbrev, ansettelsesskjemaer, taushetserklæringer osv.)
- onboarding-dokumenter (organisasjonens retningslinjer, etiske retningslinjer osv.)
- medarbeiderdokumenter (permisjonsgodkjenninger, timelister, krav osv.)
- fratredelses-/overgangsdokumenter (fratredelsesskjemaer, anbefalingsbrev osv.)
Juridisk avdeling
Med stadig kortere frister og reduserte budsjetter blir jurister bedt om å levere mer, raskere og rimeligere. Ved å eliminere papir og digitalisere de juridiske prosessene kan dere spare utgifter til papir, utskrifter og porto. Samtidig øker effektiviteten, siden det går raskere å signere dokumenter.
I den juridiske avdelingen kan dere signere
- juridiske standardavtaler (taushetserklæringer, samarbeidsavtaler, tjenesteavtaler osv.)
- leverandøravtaler (innkjøpskontrakter, oppdragsbeskrivelser, leverandørregistreringer osv.)
- interne driftsdokumenter (ansettelseskontrakter, styregodkjennelser, møtereferater osv.)
Kundeservice
Kunder liker ikke å vente, og i konkurranseutsatte markeder forventer de at problemer blir løst raskt. Med e-signering slipper du papirarbeid som forsinker arbeidsflyten, og du sparer kundene for en lang og komplisert signeringsprosess for kontrakter. Det er veldig praktisk for kundene, som får en bedre opplevelse og mottar tjenestene eller produktene sine nesten umiddelbart.
I kundeserviceavdelingen kan dere signere
- kundekontrakter
- vilkår og retningslinjer
- fakturaer
- returer
- timelister
Signering av dokumenter på tvers av avdelinger
Noen dokumenter går ofte gjennom flere avdelinger i organisasjonen. Når for eksempel en kundekontrakt skal gjennomgås, er både salgsavdelingen og den juridiske avdelingen involvert, og kanskje enda flere. Med elektroniske prosesser blir dette enklere, siden du kan innhente nødvendige godkjenninger og signaturer på dokumenter fra personer i hele organisasjonen på en mer organisert måte.
Gjør som hundrevis av andre selskaper i din bransje og få utallige fordeler med e-signering. Se løsningene våre her.