Planlegger du å gå over fra papirbaserte prosesser til digitale? Før du kan begynne å signere dokumenter elektronisk, er det et par ting du trenger for at alt skal fungere optimalt.
1. Elektronisk signatur
Det første du må gjøre for å begynne å signere elektronisk, er å skaffe deg en elektronisk signatur. Da snakker vi ikke om signaturene du skriver for hånd på en skjerm, for de har et lavt sikkerhetsnivå.
Avhengig av landet du bor i, finnes det flere verktøy som lar deg opprette e-signaturer. Her er en oversikt over de vanligste:
BankID og BankID på mobil. Dette er løsningene som brukes til elektronisk dokumentsignering og brukerautentisering i Norge. BankID er en personlig elektronisk identitet som tilbys av norske banker, og BankID på mobil kan aktiveres på internett. BankID gir også tilgang til nettbanker og offentlige nettsteder.
Nasjonalt ID-kort eller annet smartkort. I enkelte land er det sertifikater for elektroniske signaturer i nasjonale ID-kort, eller sertifikatene kan utstedes i spesifikke smartkort, for eksempel til offentlige funksjonærer. Disse verktøyene brukes ofte av offentlige institusjoner. Bruk av disse kortene til elektronisk signering krever en spesiell kortleser.
Husk at sertifikater for e-signaturer har en utløpsdato, så hvis du allerede har en e-signatur, må du sjekke at den fortsatt er gyldig.
2. Signeringsløsning
Det er ikke nok å ha en elektronisk signatur, du trenger også en plattform der du signerer dokumenter og samler inn underskrifter fra andre. Det er to typer av slike plattformer: Den ene er ferdige løsninger – det vil si sluttprodukter som du kan begynne å bruke med en gang, for eksempel en online-plattform. Den andre er løsninger som integreres i systemene brukerne allerede har og anvender, slik at de blir en del av de interne verktøyene deres.
De fleste leverandører av løsninger basert på e-signaturer tilbyr begge deler, slik at du kan velge det som passer best for bedriften. Du kan alltids begynne med en ferdig løsning og gå over til en integrert når behovet dukker opp. Gjør som hundrevis av andre selskaper i din bransje og få utallige fordeler med e-signering. Se løsningene våre her.