Det viktigste for deg som driver en bedrift, er sannsynligvis medarbeidernes og din egen produktivitet. Undersøkelser over hele verden viser at folk kaster bort mye tid på jobb. E-poster, møter og administrative oppgaver er de største tidstyvene, men de er heldigvis lette å gjøre noe med. Her kan du lese hvordan.
Hvordan blir arbeidsoppgaver bortkastet tid?
Hvordan kan vi påstå at tilsynelatende nødvendige oppgaver som e-post, møter og administrativt arbeid er bortkastet tid? Svaret er ganske enkelt. Møter er ofte forsinket og har ingen streng dagsorden, og derfor blir det diskutert mange irrelevante temaer. Dessuten hender det at møter blir organisert uten noen egentlig grunn eller noe klart mål. Statistikk viser også at en gjennomsnittlig møtedeltaker dagdrømmer eller gjør annet arbeid mesteparten av tiden (70–90 %) under møtene. Et annet problem er de mange overflødige e-postene, særlig mellom kolleger. Det går mye raskere å bli enige om ting ansikt til ansikt. Dessuten har folk en tendens til å sjekke innboksen for ofte. Hver gang tar det rundt 15 minutter å konsentrere seg om den egentlige arbeidsoppgaven igjen.
Den enkleste måten å unngå slik sløsing med tid på er å organisere tiden sin bedre. Bestem deg for nøyaktig når og hvor lenge du skal lese e-post, og sett en fast tidsramme for møter. Planlegg maksimalt to møter per dag og legg dem til ettermiddagen (dermed blir det ikke tid til unødvendige møter). Les e-post bare tre ganger om dagen og begrens hver gang til 30 minutter. Prøv å få innboksen ned til 0 ved hjelp av 4D-metoden (slette, delegere, utsette eller gjøre) eller lignende.
Dette ser jo ganske enkelt ut, men hva med administrativt arbeid? Kan det være bortkastet tid? Har du noen gang lurt på hvor mye det koster å håndtere papirarbeid på den tradisjonelle måten, ved å utferdige hauger med dokumenter og signere dem for hånd? De skal skrives ut, skannes og sendes med post eller bud, og sannsynligvis må du selv eller en av medarbeiderne dine stadig mase på mottakerne for å få dem til å signere. Når du ser det på denne måten, virker det som en temmelig lang og unødvendig komplisert prosess. For noen år siden var dette eneste mulighet, men med dagens avanserte teknologi er det ingen grunn til å utsette seg for slike frustrerende prosesser. Undersøkelser viser dessverre at over 50 prosent av bedriftene fortsatt skriver ut dokumenter bare for å få en signatur på dem.
Hva er det egentlig som skjer når du signerer dokumenter for hånd? For å gjøre det klarere kan vi se nærmere på tidsforbruket og kostnadene for signering av papirdokumenter.
- Utskrift. For at et dokument skal kunne signeres, må det skrives ut. Du finner frem dokumentet på datamaskinen, åpner det, justerer utskriftsinnstillingene og klikker på «Skriv ut». La oss si at det tar opptil fem minutter.
- Sortering. Når dokumentene er skrevet ut, går du til en skriver (siden du sannsynligvis ikke har en på skrivebordet) og henter utskriftene. Kanskje må du sortere dem i flere bunker, stifte dem og arkivere en av kopiene. La oss si at dette tar opptil fem minutter til.
- Signering. Hvis det ikke er du som skal signere, må du finne personen du trenger en signatur fra (eller la en av medarbeiderne dine gjøre det). Dette trinnet kan være litt utfordrende. Møter kan overlappe hverandre, eller det kan dukke opp noe uforutsett, og all erfaring viser at dette trinnet vanligvis ikke er unnagjort i en fei. Du kan selvfølgelig legge igjen papirene med en post it-lapp på skrivebordet til den som skal signere, men problemet er at folk ofte glemmer eller ikke legger merke til slike lapper. Derfor må du regne med å gi noen påminnelser, og det betyr at minst to personer kaster bort tiden sin. Til slutt blir dokumentet signert. Hvor lang tid tok det? 20 minutter, 1 time, 2 dager? Uansett er det for lenge. Vi må forresten ikke glemme at selve signeringen også kan ta tid. Hvis vi snakker om et dokument på 10 sider i 2 eller 3 kopier, må du signere 20 eller 30 sider.
- Skanning og sending av en kopi per e-post. Når dokumentet er signert, blir det vanligvis skannet og sendt til en annen part som også skal signere det. Hensikten er ofte bare å bekrefte at du har signert dokumentet, og at originalen er på vei. Fem minutter til? Hvis du skriver en litt lengre e-post, kan det ta ti minutter.
- Sending med post eller bud. Hvis du må levere originalen av det signerte dokumentet, vil du sannsynligvis sende det med post eller bud. Det betyr at du bretter sammen dokumentet, legger det i en konvolutt, skriver på adressen og klistrer på et frimerke. Så går du til et postkontor eller ringer et bud. Det tar sannsynligvis ti minutter å klargjøre dokumentet for sending, pluss tiden du må vente på budet. Forestill deg at medarbeiderne dine leverer dokumenter personlig, eller at du organiserer et møte, bare fordi du må få signert et dokument. Hvor mange timer går med til å reise eller sitte fast i trafikkork?
- Venting på andre parters underskrifter. Så venter du. Dokumentet er i beste fall fremme hos den andre parten neste dag. Der går det gjennom den samme prosessen som hos deg. Hele dokumentets reise – fra du sender det ut til du har det i hende igjen – tar sannsynligvis tre-fire dager, eller enda lenger.
Det blir mye tid til sammen. Og da har vi ikke engang nevnt dokumenter som kommer bort i løpet av prosessen, feil som blir oppdaget og fører til at hele prosessen må gjøres på nytt, eller senere leting etter spesifikke dokumenter i store arkiver.
Et magisk triks for å slutte å kaste bort ressurser
Hva er alternativet? Det finnes er en velprøvd løsning, nemlig å signere dokumenter elektronisk ved hjelp av Dokobit! La oss se nærmere på detaljene her også.
- Pålogging. Det eneste du trenger å gjøre for å signere et e-dokument, er å åpne en nettleser, skrive www.dokobit.com og identifisere deg.
- Opplasting av dokumenter. Klikk ganske enkelt på knappen «Last opp et dokument» og legg til dokumentet du trenger å få signert.
- Sending. Legg til adressater og sett en frist for signering. Dokumentet blir sendt til de andre partene umiddelbart.
- Signering. Når et dokument er lastet opp, klikker du på knappen «Signer» og velger et verktøy for å signere: BankID eller BankID på mobil, og bekrefter signeringen ved å angi en PIN-kode.
Ja, det er faktisk så enkelt. Men ikke ta vårt ord for det, prøv selv! Det tar maksimum fem minutter å signere et dokument med Dokobit. De andre partene mottar varsler per e-post og kan logge på for å signere dokumentet med en gang. Hvis du setter en frist for signering, vil personer som glemmer å signere, få en påminnelse.
Som du ser, sparer dette tid og effektiviserer signeringen av dokumenter. Samtidig sparer du utgifter til papir, utskrift og porto. Hvor mye? Rundt 70 kroner per dokument. Dette inkluderer arbeidstid til rundt 40 kroner, utskrift til rundt 10 kroner og porto til rundt 20 kroner. Som en ekstra bonus blir det også veldig lett å administrere dokumenter. Du har alle på ett sted, det er enkelt å finne dem igjen ved hjelp av søk eller etter kategoriene du tildeler dem, og de kan ikke bli borte.
Nå som du ser forskjellene tydelig – er du klar for å gå over fra håndskrevne signaturer til elektroniske og drive bedriften din papirløst? Prøv det kostnadsfritt nå, og oppgrader når som helst etter behov!
Oppsummering:
Her er en kortfattet oppsummering som kan hjelpe deg å huske disse nyttige tipsene og triksene:
- Planlegg så få møter som mulig. Planlegg ett eller to møter per dag, helst om ettermiddagen. Dermed blir det ikke tid til unødvendige møter – du må prioritere de som er viktige.
- Planlegg e-postlesing og bruk 4D-metoden. Det er best å lese e-post 3 ganger om dagen og begrense hver økt til mellom 20 og 30 minutter. Prøv å få innboksen ned til 0 ved hjelp av 4D-metoden (slette, delegere, utsette eller gjøre). Gå gjennom alle e-postene og slett dem som kan slettes, deleger dem som kan delegeres til andre, utsett dem som ikke haster, og besvar dem som haster. Da kommer innboksen din alltid å være ryddig, og du slipper å lese de samme e-postene flere ganger.
- Gå over til papirløse prosesser. Signer dokumenter elektronisk i portalen Dokobit. Slik kan du spare minst 25 minutter per dokument, pluss utgifter til papir, utskrift og sending.
