Verden fikk ikke tid til en godt forberedt overgang til et virtuelt arbeidsmiljø. Alt forandret seg lynraskt, og bedrifter måtte tenke nytt for å fortsette driften i så nye omgivelser. Denne transformasjonen fremskyndet digitale dokumentprosesser med tjenester som fildeling, skylagring og elektroniske signaturer.
Hva vet vi om elektronisk signering? Er det nyttig, eller er det bare enda et moteord å imponere bedriftseiere med? Hvis dette fortsatt er nytt for deg, lurer du kanskje på hva som er fordelene med eksterne prosesser fremfor fysiske? La oss se på faktorene som motiverer bedrifter til å ta i bruk elektroniske signeringsløsninger, og de viktigste fordelene med disse løsningene.
Hva motiverer bedrifter til å ta i bruk e-signeringsløsninger?
Sikker bruk av elektroniske signaturer i stedet for håndskrevne er et teknologisk fremskritt som har gitt fjernarbeidende ansatte store fordeler. Det er flere grunner til at selskaper oppfordres til å erstatte tradisjonelle signaturer med elektroniske. Her er noen interne og eksterne faktorer som bidrar til endringen.
1. Tidsbegrensninger
Overarbeidede medarbeidere er vanlig i mange selskaper. 35 prosent av de ansatte sier at de i sin nåværende stilling har «for mye arbeid til å kunne gjøre en god jobb»1. Derfor prøver selskaper å finne ut hvordan de kan optimalisere arbeidsmengden og gå over til digitale prosesser.
2. Budsjettbegrensninger
Papir er kanskje ikke så dyrt i seg selv, men lagring, kopiering, utskrift og porto blir fort kostbart. Studier viser at utgifter til håndtering av papir utgjør omtrent 30 ganger den faktiske innkjøpskostnaden2.
3. Strenge sikkerhetskrav
Sikkerhet er viktigere enn noen gang. Behovet for online-tjenester har økt enormt i de siste årene, så vi må også forvente en økning av svindel, forfalskninger og annen cyber-kriminalitet. Forbrukerne benytter digitale kanaler i stadig større grad, og verden over økte antall mistenkte digitale svindelforsøk av alle typer med 52,2 prosent fra 2019 til 20213. Selskaper prøver å finne ut hvordan de kan forbedre sikkerheten som en del av bedriftsprosedyrene sine.
4. Endret sluttbrukeradferd
86 prosent av kundeservicemedarbeiderne mener at kundene er mer bevisste og bedre informert enn noensinne4. Det er viktig å imøtekomme kundenes forventninger om en raskere og bedre sluttbrukeropplevelse, uansett hva slags enhet de benytter. I tillegg må bedrifter oppfylle sluttbrukernes ønske om en bærekraftig tjeneste.
5. Utdaterte og ineffektive arbeidsflyter
Pandemien tvang bedrifter til å benytte fjernarbeid. I noen selskaper var e-signering avgjørende for forretningskontinuiteten allerede før pandemien, men retningslinjer for fysisk avstand og fjernarbeid fremskyndet behovet for e-signering i mange andre organisasjoner.
Ifølge en global studie fra OnePoll blir 26 prosent av de ansattes arbeidstid kastet bort på unødvendige administrative rutiner og oppgaver samt ineffektive arbeidsmetoder5. 63 prosent av kundeservicemedarbeiderne sier det er vanskelig å kombinere effektivitet og kvalitet når de betjener kunder6. Bedrifter prøver å finne en løsning som eliminerer flaskehalser i systemene og hjelper ledere med å få i havn avtaler raskt.
6. Økt satsing på bærekraft
Miljømessig bærekraft er et av de viktigste spørsmålene i det 21. århundret, og et prioritert område i de fleste selskaper. Det anslås at 28 millioner hektar skog hogges ned hvert år7, noe som tilsvarer en fotballbane med skog hvert eneste sekund. 42 prosent av den industrielle hogsten går til å lage papir8. Ifølge analyseselskapet Gartner, Inc. består 50 prosent av alt avfall fra næringslivet av papir9. Derfor prøver mange selskaper å finne løsninger som påvirker miljøet positivt.
Forretningsmessige fordeler med elektroniske signeringsløsninger
Bransjeledende organisasjoner har fremskyndet arbeidet med å realisere sine strategiske visjoner for å støtte en digital kundeopplevelse ved hjelp av elektroniske signeringsløsninger og effektivisere prosesser. Nedenfor ser du en liste over ekstra fordeler du kan oppnå ved å innføre en elektronisk signeringsløsning i den daglige driften av selskapet.
1. Elektronisk signering sparer verdifull tid
E-signering eliminerer manuelle og repeterende oppgaver, effektiviserer forhandlinger og forbedrer kontraktsutførelsen. Dermed blir det mer tid til å fokusere på kjernevirksomheten. Alle bedrifter – uansett størrelse – sliter med tidkrevende administrative oppgaver. Et bytte fra manuell til elektronisk signering kan spare veldig mange arbeidstimer, og du slipper å avtale møter når du trenger motpartens signatur. Elektronisk signering reduserer arbeidet med signering av dokumenter fra flere dager til under én time, ifølge den litauiske matbanken.
Selskaper opplever økt produktivitet når de bruker elektronisk signering, siden det går raskere å samle inn signaturer og få dokumenter godkjent. Ifølge salgssjef Kristina Gabrilavičiūtė hos Dokobit kan effekten være enda større i internasjonale bedrifter, der dokumenter skal signeres av personer i andre land. Elektronisk signering effektiviserer forretningsprosessene, og du slipper at alt stopper opp i påvente av en signatur.
2. Elektronisk signering reduserer kostnadene
E-signering sparer utgifter til utskrift og porto samt arbeidstimer knyttet til dette. Elektronisk signering av dokumenter reduserer lønnskostnader og økonomiske konsekvenser av eventuelle menneskelige feil ved signering. Samtidig sparer du selvfølgelig utgifter til selve papiret. For bedrifter som håndterer store mengder dokumenter, er forskjellen merkbar umiddelbart.
3. E-signering øker sikkerheten for dokumentene dine
For konfidensielle og sensitive dokumenter gir elektronisk signering større sikkerhet enn tradisjonelle håndskrevne prosesser. Elektroniske signaturer inneholder informasjon om hvem som signerte dokumentet og når, noe som gjør dem sikrere enn håndskrevne. Det er vanskeligere å forfalske dokumenter med avansert eller kvalifisert e-signatur, siden enhver endring av dokumentet er synlig. Dessuten kan ingen kopiere e-signaturen din eller skrive den på nytt. Uvedkommende får ikke tilgang til dokumentet.
En kvalifisert e-signatur regnes som likestilt med en håndskrevet signatur, og gyldigheten kan ikke trekkes i tvil av en domstol, noe bedrifter ønsker å unngå for enhver pris. Interne og eksterne dokumenter som signeres med tredjeparter ved hjelp av kvalifiserte e-signaturer, kan ikke forfalskes eller tilbakedateres.
Les mer om informasjonssikkerhet og samsvar med den internasjonale standarden ISO/IEC 27001, GDPR og eIDAS.
4. E-signering gir bedre kundeservice
Kunder som får mulighet til å bruke elektronisk signering, trenger ikke å forholde seg til et sted, et tidspunkt eller andre omstendigheter for å signere dokumenter. Det gir økt kundetilfredshet, siden brukervennlighet er et av de viktigste aspektene ved kundeopplevelsen. E-signering på tvers av enheter forenkler prosessene for alle involverte parter.
5. E-signeringsløsninger gir mer effektive arbeidsflyter
Elektronisk signering effektiviserer virksomheten ved å erstatte tradisjonelle, kostbare og upraktiske papirbaserte prosesser. Repeterende manuelle oppgaver automatiseres, slik at arbeidsmengden reduseres og bedriften kan fokusere på å være produktiv.
E-signeringsløsninger legger til rette for ekstern dokumentbehandling: Du kan spore dokumentets livssyklus, overvåke status og sjekke om dokumentet er mottatt, signert eller godkjent. Som en del av dokumentflyten reduserer e-signering tiden som går med til kontraktsgjennomgang. Kontrakter og andre juridiske dokumenter får bedre pålitelighet, sporbarhet og samsvar med lover og regler. Med signering på tvers av landegrenser kan bedrifter med internasjonal virksomhet signere kontrakter på få minutter.
6. E-signering støtter bærekraftsarbeidet
Hvert år blir det produsert rundt 400 millioner tonn papir og papp10. Ved hjelp av e-signering kan organisasjoner redusere papirforbruket betraktelig og nå bærekraftsmålene sine. Denne reduksjonen bidrar til at det produseres mindre avfall, noe som fører til redusert forurensning av luft og grunn.
Siden 2014 har Dokobit hjulpet sine kunder med å eliminere over 46 millioner papirark. Det tilsvarer omtrent 230 tonn papir.
Velg en pålitelig leverandør av e-signeringsløsninger
Dette er bare noen av alle de dokumenterte fordelene ved digitalisering. Dokobit ser at stadig flere bedrifter går over til elektronisk signering, og at dette gir dem betydelige fordeler.
E-signering gir høyere effektivitet, økt produktivitet og mer effektive prosesser samt både tids- og kostnadsbesparelser på arbeidsplassen. Valget av e-signeringsløsning må imidlertid være informert og gjennomtenkt. Hvis ikke, kan endringen fungere mot sin hensikt. Det er viktig å utføre en aktsomhetsvurdering av e-signeringsplattformen du planlegger å bruke, og finne en pålitelig tjenesteleverandør. Her er noen ting du bør tenke over, før du velger leverandør av e-signeringstjeneste:
- Juridisk bindende e-signaturer. I henhold til eIDAS-forordningen, som regulerer bruken av e-signering i Europa, er det bare kvalifiserte e-signaturer som er likestilte med håndskrevne signaturer, og de har følgelig ubestridelig rettslig gyldighet. Forsikre deg om at leverandøren av e-signering lar deg opprette og validere e-signaturer med kvalifiserte sertifikater som overholder eIDAS-forordningen.
- Kvalifiserte tidsstempler. Vurder å velge en tjenesteleverandør som bruker kvalifiserte tidsstempler i alle dokumentsignaturer, slik at de er beskyttet mot forfalskning og tilbakedatering.
- Signaturenes gyldighet på lang sikt. Dobbeltsjekk om tjenesteleverandøren tilbyr langtidsbevaring for å garantere at e-signaturer med kvalifiserte sertifikater er pålitelige over tid.
- Tiltak for informasjonssikkerhet. Se etter en løsningsleverandør som har innført et eget styringssystem for informasjonssikkerhet, som er revidert og sertifisert av uavhengige akkrediterte revisorer.
- Åpenhet. Undersøk hvor mye og hva slags informasjon om selskapets samsvar med lover og regler som er offentlig tilgjengelig. Det kan være interessant å se nærmere på tredjepartssertifikater, anvendelighetserklæringer i forbindelse med sertifiseringer i henhold til standarder, revisjonsrapporter, retningslinjer for databehandling og andre juridiske dokumenter.
- Kvalifisert valideringstjeneste. Hvis du skal bruke elektroniske signaturer, må du forsikre deg om at du kan sjekke om de er gyldige. Velg en løsning som kan levere en eIDAS-sertifisert kvalifisert tjeneste, for i henhold til eIDAS-forordningen er det bare kvalifiserte valideringstjenester som er helt pålitelige.
- Flere dokumentformater og e-ID-er. Før du velger tjenesteleverandør for e-signering og innsamling av signaturer, må du sjekke hvilke dokumentformater løsningen støtter. Selv om det finnes et internasjonalt anerkjent format i Europa, har hvert land sitt eget format. Utvalget av støttede e-ID-er – i tillegg til de du kommer til å bruke – kan også være avgjørende hvis du planlegger å signere dokumenter på tvers av landegrenser.
Her er en komplett sjekkliste du kan bruke som veiledning til de viktigste problemstillingene ved valg av leverandør av e-signeringsløsninger.
Kilder:
1Kinni, T. (2020, April 15). Too much work, too little time. Strategy+Business. Retrieved from https://www.strategy-business.com/article/Too-much-work-too-little-time
2Melo, S. (2018, March 8). How much paper waste is costing your business? DataScope. Retrieved from https://datascope.io/en/blog/how-much-paper-waste-is-costing-your-business/
3Shipping Fraud Increased Nearly 800% Worldwide in the Past Year. (2001, August 1). Retrieved from https://newsroom.transunion.com/shipping-fraud-increased-nearly-800-worldwide-in-the-past-year/
4HubSpot Annual State of Service Report. (2022) Retrieved from https://offers.hubspot.com/state-of-customer-service
5Reynolds, A. (2019, June 19). How inefficient processes waste nearly a third of employees’ time. The CFO. Retrieved from https://the-cfo.io/2019/06/19/how-inefficient-processes-waste-nearly-a-third-of-employees-time/
6State of Service, 4th Edition (2020). Salesforce Retrieved from https://www.salesforce.com/content/dam/web/en_us/www/documents/research/state-of-service-4th-edition.pdf
7Rate of deforestation. (2021) The World Counts. Retrieved from https://www.theworldcounts.com/challenges/forests-and-deserts/rate-of-deforestation
8The State of the Paper Industry. Monitoring the Indicators of Environmental Performance. https://environmentalpaper.org/wp-content/uploads/2017/08/state-of-the-paper-industry-2007-executive.pdf
9How much paper waste is costing your business? (2018, March 8). DataScope. Retrieved from https://mydatascope.com/blog/en/how-much-paper-waste-is-costing-your-business/
10Topic: Paper industry worldwide. (2022, June 2). Statista. Retrieved from https://www.statista.com/topics/1701/paper-industry/