Det er ikke lenger noen tvil om at elektronisk signering har blitt en standard for modernitet, effektivitet og en enklere arbeidshverdag. Alle som bruker e-signaturer, kan sikkert bekrefte dette.
Vi har laget en liste over ti av de største og mest overbevisende fordelene med elektroniske signaturer fremfor håndskrevne. Her er den:
1. Tidsbesparelse. Du kan spare mye tid på å gå over fra håndskrevne til elektroniske signaturer. Du slipper å organisere møter, reise eller sitte fast i trafikkork når du trenger signaturer fra andre parter. Hvis du signerer dokumenter med folk i andre land, blir forskjellen enda større. E-signaturer fremskynder dessuten forretningsprosessene dine, siden de ikke stanser opp bare fordi du må vente på en signatur fra noen.
2. Økt sikkerhet. Det lages avanserte og kvalifiserte elektroniske signaturer, slik at alle endringer er synlige. Derfor er dokumenter med e-signatur mye vanskeligere å forfalske. Dessuten kan ingen kopiere e-signaturen din eller skrive den på nytt.
3. Kostnadsreduksjon. Med e-signaturer sparer du utgifter til utskrift, reiser og sending av dokumenter med post eller bud, samt arbeidstimene som går med til å klargjøre dokumentene og skrive dem ut, skanne dem, sende dem og så videre. Hvis du håndterer mange dokumenter, er forskjellen betydelig, noe du vil merke umiddelbart.
4. Spart papir. Siden dokumentene er i digitalt format, er det ikke nødvendig å skrive dem ut. Du sparer også papir til konvolutter. Det reduserte papirforbruket bidrar samtidig til å redde skog. Visste du at det blir hogd rundt 15 milliarder trær hvert år, og at bare 5 milliarder blir gjenplantet? Hvis alle begynner å bruke mindre papir, trenger vi ikke å hogge så mange trær.
5. Signering når og hvor du vil. Med e-signaturer kan du signere dokumenter mens du er på farten. Du kan signere når som helst og hvor som helst, også mens du er på forretningsreise eller ferie. Kolleger og samarbeidspartnere slipper å vente til du er tilbake, og du slipper å avlyse planer bare for å signere et dokument.
6. Plassbesparelse. Tenk på all plassen du sparer på arkivering hvis du slutter å bruke papirdokumenter. Du trenger ikke lenger å oppbevare alt dette papiret på kontoret – du kan kvitte deg med hele arkivet. Den ledige plassen kan du bruke til andre ting, og du slipper å kaste bort masse tid på å lete etter de riktige dokumentene.
7. Dokumenter forsvinner ikke. Når du signerer dokumenter elektronisk, kan du slappe av i trygg forvissning om at de ikke kommer til å bli borte i arkivet. Du har alle dokumentene lagret på datamaskinen din, så det er veldig lett å søke etter dem og finne dem igjen. Du har til enhver tid full oversikt over dokumentene du har signert, og du kommer aldri til å glemme å signere noe dokument.
8. Perfekt for datakyndige. Vi lever i en høyteknologisk tid, og de fleste av oss er temmelig datakyndige. Siden teknologi gjør hverdagen enklere, er det naturlig at stadig flere velger å bruke moderne løsninger. Når vi sammenligner fordeler og ulemper, er det ingen tvil om at det lønner seg å være moderne og datakyndig.
9. Mange bruksområder. En stor tilleggsfordel med e-signaturer er at de kan brukes til mer enn bare å signere dokumenter. De gjør det også mulig å logge inn på ulike tjeneste- og selvbetjeningsportaler som nettbanker og offentlige nettsteder, der du kan sende forespørsler, dokumenter, erklæringer og så videre elektronisk.
10. Mer brukervennlig. Alle punktene ovenfor kan sammenfattes i dette siste. Med e-signaturer kan du signere dokumenter og identifisere deg på ulike tjenesteportaler når og hvor du vil. Du trenger ikke lenger å forholde deg til tid, sted eller situasjon. Vi syntes at i dag, når alle har det travelt og er vant til praktiske løsninger, er brukervennlighet så viktig at det fortjener et eget punkt i denne listen.