Fyrir nokkrum mánuðum gerðum við skjalaflokkana aðgengilega öllum notendum Dokobit – jafnvel frínotendum. Við erum einnig búin að bæta notendaupplifunina okkar enn meira, sem þið hafið etv. tekið eftir. Eftirfarandi eru nokkur hagnýt ráð um hvernig þú getur nýtt skjalaflokkana í Dokobit.
Hvað er merkilegt við skjalaflokkana?
Með skjalaflokkunum getur þú skipulagt betur þín persónulegu gögn eða gögn fyrirtækisins. Með skjalaflokkunum er hægt að sía og leita eftir skjölum og samningum af tiltekinni tegund. Ef þú ert stjórnandi fyrirtækis getur þú stillt hvaða starfsmenn eiga alltaf að hafa aðgengi eða þurfa að undirrita öll skjöl af ákveðinni tegund. Sem dæmi væri hægt að segja fyrir öll skjöl af tegundinni „ráðningasamningur“ að allir notendur á „starfsmannasviði“ og „framkvæmdastjórn“ hafi alltaf aðgang að öllum skjölum í þeim skjalaflokki og t.d. að framkvæmdastjóri félagsins þurfi alltaf að undirrita skjöl af þeirri tegund. Einnig er hægt að stilla skjalaflokka til að fela ákveðnar upplýsingar frá ytri notendum sem tilheyra ekki teymi fyrirtækisins – ytri notendur geta þá ekki séð hvaða starfsmenn hafa aðgang að skjalinu og sjá ekki atburðarskrána.
Nánar um eiginleikana:
I. Stillingar flipinn opnar stillingar fyrir skjalaflokkinn. Þaðan er hægt að skrá nafn skjalaflokks og flokka eftir yfirflokk sem og að ákveða hvort aðrir kollegar geti samnýtt skjalaflokkinn eða einungis þú.
- Nafn skjalaflokks og litur leyfir þér að skíra skjalaflokkinn og ákveða lit til aðgreiningar frá öðrum flokkum.
- Yfirflokkur leyfir þér að aðgreina hópa skjalategunda í minni einingar, t.d. fundargerð undir yfirflokknum stjórn eða ráðningasamningur undir yfirflokknum mannauðssvið, o.s.frv. Með yfir- og undirflokknum er auðvelt að stjórna hvaða notendur eiga að hafa aðgengi að hvaða gögnum með einföldum hætti.
- Deila með fyrirtæki gerir öðrum kollegum þínum kleift að nota skjalaflokkinn. Ef þú velur ekki þennan valmöguleika getur einungis þú sett skjöl í þennan flokk.
II. Notendur flipinn gerir þér kleift að bæta við þeim notendum sem eiga að geta lesið, breytt, eytt og undirritað öll skjöl sem tilheyra þessum flokki. Með því að byrja að slá inn nafn er hægt að leita að réttum notanda til að bæta honum við. Veljið síðan hlutverk hans og viðeigandi heimildir: Getur breytt, Getur deilt og/eða Getur eytt skjölum í þessum skjalaflokki.
III. Ítarlegt flipinn gerir þér kleift að bæta við ákveðnum skilyrðum fyrir skjöl í þeim skjalaflokk.
- Takmarka sýnilega upplýsingar til ytri aðila felur upplýsingar um hvaða starfsmenn fyrirtækisins hafa lesaðgang að skjalinu og atburðarskrá skjalsins. Ef þú deilir skjalinu með viðskiptavinum eða öðrum ytri aðilum þá getur þú tryggt að þeir sjái ekki upplýsingar sem koma þeim ekki við.
- Aðeins fullgildar rafrænar undirskriftir skilyrðir allar undirskriftir sem tilheyra þessum flokki að vera af tegundinni „fullgildar“. Það þýðir að mótttakendur sem eru ekki með rafræn skilríki af nægjanlega háu fullvissustigi (fullgild rafræn skilríki) geta ekki undirritað skjalið.
IV. Samþættingar eða tengingar við önnur kerfi gerir þér kleift að senda undirrituð skjöl til varðveislu í öðrum skjalavistunarkerfum sé þess óskað. Sem dæmi væri hægt að segja að þegar skjöl af tegundinni „samningar birgja“ klárast í undirritun þá séu þau sjálfvirkt ýtt til varðveislu á ákveðið svæði í MS Sharepoint á meðan öll undirrituð skjöl af tegundinni „ferðabeiðnir“ er ýtt í viðeigandi möppu í Dropbox o.s.frv.
Allir þessir eiginleikar eru aðgengilegir fyrir sjórnendur reikninga. Undirstarfsmenn geta stofnað skjalaflokka, sett skilyrði um fullgildar rafrænar undirskriftir og takmarkað sýnileika gagna. Frínotendur geta aðeins gefið skjalaflokkum nöfn, lit og krafist fullgildra rafrænna undirskrifta.
Núna hefur aldrei verið einfaldara að búa til betra skipulag fyrir þín skjöl. Einfaldasta leiðin til að læra að nota skjalaflokkana er með því að prófa sjálfur að nota þá, https://app.dokobit.com/is/. Við hvetjum alla til að byrja strax í dag að nota rafrænar undirskriftir og taka upp skilvirkari vinnuaðferðir með Dokobit fríáskriftinni.