Erinevates ettevõtetes on levinud, et dokumente kontrollitakse ning kinnitatakse vastava inimese poolt enne, kui need allkirjastatakse. Vahel see ununeb ning võib tipneda ebasoovitavate tulemitega. Seetõttu pakume portaalis uut funktsionaalsust – kinnitamine – mis aitab seda protsessi lihtsustada.
Mis, miks ja kuidas?
Ettevõttesisesed kinnitamised on tihti kasutusel müügi-, hanke-, riskihalduse-, IT- ja teiste valdkondade protsessides. Näiteks müügilepingu, mis ületab teatud väärtuse, peab üle vaatama ja kinnitama vastava õigusega isik või riskihalduse osakonna esindaja, ostulepingud allirjastatakse tavaliselt ostujuhi poolt, kuid vajavad eelnevat kinnitamist hanke- või mõne teise seotud osakonna vastava töötaja poolt, üleandmise/vastuvõtu aktid IT või teistes osakondades vajavad samuti enne allkirjastamist vajalike osapoolte kinnitust. Võite ilmselt ise tuua mitmeid näiteid kinnitamise vajalikkusest enne allkirjastamist oma ettevõttes.
Kui teile tunduvad ülalkirjeldatud situatsioonid tuttavad, lihtsustab meie uus funktsionaalsus kinnitamise protsessi, mis mõnikord võib olla paras peavalu. Kinnitused võimaldavad teil lisada lisanduva ettevõttesisese kooskõlastuse sammu. See aitab kindlustada, et dokument ja selle sisu on kooskõlastatud vastava vastutava isiku poolt enne allkirjastamist vältimaks olukordi, mil dokumendid on kolmandate osapooltega jagatud enne ettevõttesisese kooskõlastuse saavutamist. Lisaks võimaldab dokumentide kooskõlastamine enne allkirjastamiseks väljasaatmist vältida dokumendi sisus vigu ning seeläbi ennetada allkirjastamise protsessi uuesti teostamist paranduste tõttu. Teiste sõnadega, teie sisemine kooskõlastuse protsess enne dokumendi allkirjastamist saab kinnituste funktsionaalsuse abil lihtsustatud ning edaspidi on välistatud, et vajalik osapool jääb ekslikult töövoost välja. Kinnitused on lihtsaim viis tagada usaldusväärsus ja ettevõtte poliitikate järgimine.
See funktsionaalsus on abiks meeskondadele, kes töötavad hankemenetluse, müügi- või muus sarnases valdkonnas. Samuti on see kasulik suurtes ettevõtetes, kus dokumendid läbivad kooskõlastuse käigus mitmeid osakondi, kus erinevad inimesed peavad oma vastutuse piires nendega tutvuma ning kinnitama sisu enne dokumendi väljasaatmist.
Kuidas see töötab?
Lisades osapooli, kellele soovite dokumendi jagada, muutke lihtsalt osapoole roll vastavaks – saate kinnitavale osapoolele valida rolli Kinnitaja.
Seejärel saadetakse isikule e-posti teavitus, et neile on jagatud dokument tutvumiseks ja kinnitamiseks. Kui nad sisse logivad ja dokumendi avavad, näevad nad Allkirjasta nupu asemel nuppu Kinnita.
Kui dokument on kinnitatud, kuvatakse osapoolte nimekirjas tavapärane info: kinnitaja nimi, ettevõte, positsioon ja aeg, mil ta dokumendi kinnitas.
Kinnitamised on dokumendil nähtamatud, neid ei kuvata viisil nagu dokumendile lisatud allkirju. On võimalik kinnitamised peita allkirjastavate kolmandate osapoolte eest ja samuti tegevuste logist ning seeläbi hoida kinnitamise funktsionaalsust ettevõttesisese protsessina. Võite olla rahulik, et kolmandad osapooled näevad vaid allkirjastamist puudutavat infot dokumendi koguteekonnast.
Lisaks kõigele muule ägedale, mida kinnitamised võimaldavad, saab seda funktsionaalsust kombineerida ka muude funktsionaalsustega, näiteks kategooriatega. Nagu teisi kasutajarolle Allkiri nõutud ja Vaatleja saab siduda ka rolli Kinnitaja kategooriatega määrates automaatselt konkreetsed osapooled vastava kategooria dokumentidele. Näiteks olete loonud kategooria Väikeettevõtete müügilepingud ning olete määranud, et kõik dokumendid selles kategoorias peavad olema allkirjastatud väikeettevõtete valdkonna vastutava müügijuhi poolt. Nüüd saate määrata ka, et kõik selle kategooria dokumendid peavad olema kinnitatud riskihaldusspetsialisti poolt. Edaspidi dokumenti üles laadides ning valides mainitud kategooria lisatakse automaatselt dokumendile nii kinnitaja kui allkirjastaja ja edastatakse mõlema tegevuse teostamise kohta teavitus, mis tähendab, et te ei pea lisama neid osapooli manuaalselt, kui saate valida vaid dokumendile vajaliku kategooria.
Õige pea on tulemas veel mõnusaid kinnitamistega seotud võimalustega kombinatsioonis teiste funktsionaalsustega, jääge kuuldele!