Digiallkirjastamine 101: kui palju maksab digitaliseerimine?

Hinnates võimalusi üleminemiseks digitaalsetele allkirjastamise protsessidele, on selle maksumus kindlasti oluline aspekt. Tõsi on, et digitaalsed allkirjastamise lahendused ei ole kallimad kui paberil protsessid.

Dokumentide paberil allkirjastamine

Esiteks, mõistmaks erinevust, vaatame paberil allkirjastamise kulu ning lükkame ümber müüdi, et see ei maksa midagi.

Paberil allkirjastamise protsess hõlmab endas paberit, printimist, postitamist ja mis kõige olulisem – tohutul hulgal töötunde, mis on kõike kulukam ressurss, aga pahatihti unustatakse seda arvesse võtta.

Ütleme, et allkirjastate kuus 50 dokumenti, igaüks sisaldab neist 2 lehte kahes ekspemplaris. See tähendab kuus 200 paberit, millele lisandub printimise maksumus. Ütleme, et iga paber ise ja selle printimine maksab 1 sent/leht, seega kulutate dokumentide tootmisele 4.5 eurot kuus. See on kogukulu väikseim osa.

Kui edastate näiteks pooled neist dokumentidest posti teel või kullerteenust kasutades teisele osapoolele (kliendile, partnerile või kolmandale poolele), tähendab see, et saadate 25 dokumenti. Postikulu on 1-2 eurot dokumendi kohta, seega vähemalt 25 eurot lisaks kulutatud.

Kõige suurem kulu on siiski see, kui palju aega kulutate dokumentide haldamiseks. See sisaldab printimist, köitmist, allkirjade kogumist, dokumendi registreerimist ja arhiveerimist, samuti ettevalmistamist saatmiseks, kui vajalik edastada posti või kulleri abil. Ajakulu võib olla mõnest minutist tundideni, kõik oleneb teie protsessist. Ütleme, et teil on rakendatud kiired protsessid ja kõik on alati kättesaadaval ning aega ei raisata, on ajakulu 10 minutit. Kui keskmine töötunni hind on 9 eurot, maksab 10 minutit 1,5 eurot. Kõigi 50 dokumendi jaoks kokku on seda 75 eurot.

Liites kõik kokku, saame, et kuus kulutate dokumentide paberil allkirjastamiseks umbes 100 eurot.

Seda juhul, kui protsessi käigus ei juhtu vigu, mille tõttu tuleb dokumente uuesti printida, uuesti edastada, jne, mis omakorda põhjustab suurenenud töökoormuse ning suurendab tööjõukulu protsessi käigus.

Digitaalne dokumentide allkirjastamine

Lülitudes digiallkirjastamisele muutub protsess täielikult. Digitaalne dokumendihaldus tähendab, et printimise ja postitamise osa võib täiesti välja jätta ja seetõttu on tööjõukulu oluliselt väiksem.

Kui palju te seetõttu säästate? Jättes välja printimise ja postitamise säästate 30 eurot. Tööjõukulu poole vaadates sääst varieerub, kuid hallates dokumente digitaalselt kulutate vähemalt poole vähem aega (säästes veel 37,5 eurot), aga vahel kulutades vaid mõne minuti. Kuidas nii? Kui varasemalt rääkisime, et dokumendihaldus tähendab dokumentide printimist, köitmist, allkirjade kogumist, registreerimist ja arhiveerimist, samuti vajadusel edastamist posti või kulleri abil, siis digitaalse protsessi puhul peate omama ligipääsu oma süsteemile oma arvutist, laadima dokumendi üles, jagama selle allkirjastajatega ja ongi kõik! See on teostatav vaid mõne minutiga.

Muidugi ei tähenda see, et digiallkiri on täiesti tasuta. Olenevalt teie digiallkirja andmise vahendist võib selle hind varieeruda – see võib olla tasuta (Smart-ID) või omada sümboolset kulu (näiteks Mobiil-ID, mis maksab 1€/kuus). Sama on platvormiga, mida allkirjastamiseks kasutate, see võib olla tasuta või tasuline, kui pakutakse mugavat kasutajaliidest, lisafunktsionaalsusi digitaalseks dokumendihalduseks ning kindlustada teile dokumentide turvalisuse. Näiteks kasutades allkirjastamiseks ja teistelt allkirjade kogumiseks Dokobit portaali vastavalt ülalkirjeldatud stsenaariumile on kulu teile umbes 38 eurot.

Seega, digitaalne allkirjastamine maksab antud näite puhul umbes 40 eurot kuus. Ja seda on 60 eurot vähem, ehk enam kui poole soodsam, kui allkirjastada dokumente paberil.

Lisaboonusena digitaalse protsessi juures on, et dokumentide haldus on väga lihtne – nad on ühes paigas ja nende hulgast õige leidmine on otsingu või kategooriate abil lihtne, nii ei kaota te enam kunagi ühtki vajalikku dokumenti.

Veel midagi, millele mõelda

Kirjeldasime vaid ettevõttesisest allkirjastamise protsessi. Kui allkirjastate dokumente ka partnerite ja klientidega väljaspool teie ettevõtet, siis võtab ainuüksi allkirjade kogumine oluliselt enam aega, mis suurendab kulu teie jaoks, rääkimata sellest, kuidas võib kohmakas protsess mõjutada kliendikogemust.

Digitaalse allkirjastamise ja allkirjade kogumise protsessiga te mitte üksnes ei säästa aega ja raha, vaid parendate ka oma töötajate, klientide ja partnerite kasutajakogemust. Ühinege sadade teiste ettevõtetega ning rakendage lugematud digiallkirjastamise eelised ka enda ettevõtte protsessidesse. Tutvuge meie pakutavate lahendustega siin.

See postitus on kättesaadav järgmistes keeltes: English