Kas olete märganud, et erinevad administratiivülesanded võtavad suure osa teie ajast? Kindlasti olete mõelnud sellele, kuid teil pole kunagi olnud aega, et protsesse optimeerida ja paremaks teha. Praegune aeg, mil olukord maailmas sunnib meid leidma töötamiseks uusi viise, on parim aeg uute lahenduste ellurakendamiseks.
Oleme ausad, dokumendihaldus vanamoodsal viisil printides dokumente, sorteerides neid dokumendipakkidesse ning käsitsi allkirjastades (ja selle käigus allkirjastajatega kohtumiste kokkuleppimised) ja seejärel kui lõpuks on kõik allkirjad kogutud, dokumentide pakendamine ja üleandmine kullerile osapooltele edastamiseks, on aja raiskamine. Täna, mil meie kasutusel on 21.sajandi tehnoloogiad, on paremaid lahendusi käepärast. Siiski uuringute järgi enam kui pooled ettevõtted jätkuvalt prindivad dokumendid käsitsi allkirjastamiseks paberile.
Erinevuse väljatoomiseks võrdleme kahte protsessi omavahel.
Mis on tegevuste jada, kui allkirjastate dokumente käsitsi? Selle selgemaks mõistmiseks võtame appi numbrid ja täpsed sammud dokumentide allkirjastamise protsessis.
- Printimine. Dokumendi allkirjastamiseks on vajalik selle printimine, sest dokument on ette valmistatud arvutil ning on digitaalsel kujul. Selleks leiate dokumendi arvutist, määrate printimise seaded ning klikite nupul “Prindi”. Ütleme, et see võtab maksimaalselt 5 minutit.
- Sorteerimine. Kui failid on prinditud, lähete printeri juurde (võimalik, et see ei asu teie laua kõrval), võtate paberid, sorteerite need, kui printisite mitu koopiat, köidate paberid kausta või klammerdate kokku. Ütleme, see samm võtab veel maksimaalselt 5 minutit.
- Allkirjastamine. Kui see, kes allkirjastama peab, ei ole teie ise, peate selle isiku üles otsima (või keegi teie alluvatest peab seda tegema). See osa võib olla väga aeganõudev. Tihti on raske leida kõigile osapooltele sobivat aega kohtumiseks, juhtuvad ootamatused, mille tõttu kohtumine aina edasi lükkub ja teised asjaolud, mille tõttu ei ole võimalik seda osa tavaliselt minutitega teostada. Muidugi võite jätta allkirjastamist ootavad paberid allkirjastaja lauale koos märkmepaberiga “Palun allkirjasta!”, kuid tihti me isegi ei märka selliseid vaikivaid palveid oma laual. Seetõttu tuleb aina uuesti ja uuesti meelde tuletada palvet dokument allkirjastada, mis raiskab vähemalt kahe inimese aega. Ühel hetkel dokument siiski allkirjastatakse, kui palju selleks aega kulus? 20 minutit? 1 tund? 2 päeva? Igal juhul liiga kaua. Ja ärge unustage, et allkirjastamine ise võib samuti märkimisväärselt aega võtta – mõelge, kui tegemist on 10-leheküljelise dokumendiga, kus allkiri on vajalik igal lehel ja allkirjastada on vaja 2 või 3 koopiat…
- Skännimine ja koopia saatmine e-postiga. Kui dokument on lõpuks allkirjastatud, võite selle skännida ja edastada e-postiga järgmisele osapoolele, kes peab dokumendi allkirjastama. Rõhutame, et siinkohal võib tekkida kahtlus dokumendi kehtivuses ja me ei soovita allkirjastatavat dokumenti skännida, printida ja seejärel uuesti allkirjastada. Aga ainuüksi kinnitamine, et dokument on allkirjastatud ja originaal järgmise osapoole poole teel, võtab 5 minutit, kui kirjutate pikema kirja, võib kuluda ka 10 minutit.
- Allkirjastatud dokumendi edastamine posti teel või kulleri vahendusel. Kui teil on vajalik allkirjastatud dokumendi originaali edastamine, kasutate selleks kas posti või kulleri teenuseid. See tähendab, et te peate pakendama dokumendi ümbrikusse, kirjutama peale aadressi, kleepima postmargi. Seejärel lähete kas postiasutusse, postkasti juurde või kutsute kulleri kontorisse. Dokumendi ettevalmistamine saatmiseks võtab umbes 10 minutit, lisaks kulleri ootamiseks kuluv aeg. Aga nüüd kujutage ette, kui teie töötaja viib dokumendid ise postiasutusse või teie korraldate kohtumist ainuüksi selleks, et vajate, et osapool allkirjastaks dokumendi – kui palju tunde liikumaks ühest kohast teise ja veetmaks aega liiklusummikutes selleks kuluks?
- Teiste osapoolte allkirjade ootamine. Ja nüüd te ootate. Dokument jõuab järgmise osapooleni parimal juhul päevaga. Nemad läbivad sama protsessi nagu teiegi. Kogu dokumendi teekond alustades sellest, kui teie selle välja saatsite kuni selleni, mil see tagasi teieni jõuab, võtab 3-4 päeva või rohkemgi.
See ongi kõik. Ja me ei ole rääkinud sellest, mis juhtub, kui dokument kusagil teel kadunuks jääb või kui kolmas allkirjastaja dokumendis vea avastab ning te peate kogu protsessi uuesti ja uuesti alustama või kui kunagi hiljem dokumenti vajades seda arhiivist taga otsite.
Trikk ressursiraiskamise vastu
Mis te arvate, mis see on? On tõestatud, et see on digiallkirjastamine! Räägime sellest korra uuesti.
- Logi sisse Digitaalselt dokumendi allkirjastamiseks avage veebilehitseja, sisestage sinna www.dokobit.com, klikkige üleval paremas nurgas Logi sisse lingil (või avage https://app.dokobit.com/login aken), autentige end kasutades valitud lahendust ning oletegi õiges kohas.
- Laadige dokument üles. Klikkige nupul “Uus dokument” ja leidke dokument, mida soovite allkirjastada.
- Edastamine. Lisage osapooled, seadistage allkirjastamise tähtaeg. Teistele allkirjastajatele on dokument kättesaadav koheselt.
- Allkirjastamine. Kui dokument on üles laetud, saate klikkides “Allkirjasta” nupule selle allkirjastada valides endale mugavaima lahenduse kas Mobiil-ID, Smart-ID või ID-kaart ja sisestades tegevuse kinnitamiseks PIN2 koodi.
Jah, see on tõesti nii lihtne. Aga te ei pea selles uskuma meid, peaksite ise järele proovima! Dokumendi allkirjastamine Dokobit portaalis võtab maksimaalselt 5 minutit. Teised osapooled saavad e-posti aadressile teavituse allkirjastamist vajavast dokumendist ning saavad selle allkirjastada kohe isegi vajamata registreeritud kontot Dokobit portaalis. Kui osapool siiski unustab allkirjastada, kuid teie olete määranud allkirjastamise tähtaja, edastab portaal ise neile automaatse meeldetuletuse.
Kui olete juba hakanud dokumente digiallkirjastama ja allkirju digitaalselt koguma, ei naase te kunagi vanamoodsate meetodite juurde! Ühinege sadade teiste ettevõtetega ning rakendage lugematud digiallkirjastamise eelised ka enda ettevõtte protsessidesse. Tutvuge meie pakutavate lahendustega siin.
See postitus on kättesaadav järgmistes keeltes: English