Et vanlig spørsmål fra bedrifter som vurderer å gå over fra fysiske prosesser for dokumentsignering til digitale, er hva slags dokumenter de kan signere elektronisk. Her forteller vi hvordan du kan signere dokumenter elektronisk med samarbeidspartnerne dine.
E-signering kan være praktisk når du samler inn signaturer fra kunder og samarbeidspartnere eller andre personer utenfor organisasjonen.
Kunderelaterte dokumenter
Elektronisk dokumentsignering forenkler prosessen for både deg og kundene dine. En god kundeopplevelse er en enorm fordel i dagens konkurranseutsatte markeder, og en dårlig kundeopplevelse kan være fullstendig ødeleggende for bedriften. Tenk deg hvor mye mer praktisk det er å kunne signere dokumenter digitalt, i stedet for å måtte reise for å møtes et sted, bare for å skrive under på noe.
Hvis du har med kunder å gjøre og trenger signaturen deres på dokumenter, vil elektroniske prosesser gjøre det mye enklere, uansett hvilken bransje du jobber i.
Du kan samle inn signaturer fra kunder i følgende situasjoner:
- Alle slags digitale kontrakter i alle bransjer kan signeres elektronisk. Kunder forventer å kunne kjøpe varer, tjenester og abonnementer både hjemmefra, i butikk og på nett. Du kan overgå forventningene deres ved å sørge for at tjenesteavtaler, vilkår, leieavtaler og andre dokumenter kan utføres raskt, uavhengig av hvor du eller kunden befinner dere.
- Hvis du jobber i finanssektoren, er låne- og leasing-prosesser viktige for både deg og kundene dine. Når finansinstitusjoner skal utføre låneavtaler, som boliglån, studielån og leasing-kontrakter for biler, tunge kjøretøy, landbruksutstyr med mer, gjør elektronisk signering det mulig å tilby en raskere og bedre kundeopplevelse. Dette er gunstig for kunder som ikke har tid til å ta turen til en bankfilial, og spesielt praktisk når man signerer avtaler med tre parter, siden man slipper å kaste bort tid på møter som ofte er vanskelige å organisere og bli enige om.
- I forsikringsbransjen kan forsikringer og skader behandles digitalt. Gi kundene muligheten til å signere nye forsikringer og tilhørende dokumenter når som helst og hvor som helst. La dem sende inn krav og støttedokumenter online, med opprinnelse og gyldighet bekreftet med juridisk bindende e-signaturer. Slik forenkler du prosessen og garanterer samtidig sikkerheten til dokumentene.
Leverandørrelaterte dokumenter
Avhengig av sted kan signering av dokumenter med leverandører eller samarbeidspartnere også være utfordrende. I slike tilfeller kan elektronisk signering være redningen:
- Det kan være katastrofalt for organisasjonen hvis kontrakter ikke blir signert eller signaturer ikke blir samlet inn i tide. Det kan føre til at viktige ressurser blir forsinket, og at avtaler går tapt. Elektronisk signering av dokumenter gjør det mulig å fremskynde prosessene og unngå slike utfordringer.
- Papirdokumenter blir ofte borte, særlig når man skal samle inn underskrifter mens man gjør andre ting, for eksempel leverer varer. Noen ganger må avtaler eller ordrebekreftelser signeres, men hva skjer med dokumentene etterpå? Hvis de blir feilsortert eller lagt igjen et sted, har de en tendens til å bli borte, og da finnes det ikke lenger noe skriftlig bevis. Når du signerer dokumenter elektronisk, blir de liggende i systemet og er lette å finne igjen når du trenger dem.
- Elektronisk signering er også mer praktisk ved repeterende prosesser. Det kan fort bli brysomt hvis du stadig vekk må samle inn underskrifter fra samarbeidspartnerne dine. Elektronisk signering forenkler prosessen, siden dere ikke er avhengige av å møtes på et bestemt sted på et bestemt tidspunkt.
Gjør som hundrevis av andre selskaper i din bransje og få utallige fordeler med e-signering. Se løsningene våre her.