Har du lagt merke til at administrative oppgaver tar mye av tiden din? Det har du sikkert, og du har sikkert også drømt om å slippe noen av dem, men aldri hatt tid til å optimalisere rutinene. I en verden der vi alle må revurdere måten vi jobber på, er dette et godt tidspunkt å komme i gang.
Det å håndtere papirarbeid på den tradisjonelle måten ved å utferdige hauger med dokumenter og signere dem for hånd, er tross alt bortkastet tid. De skal skrives ut, skannes og sendes med post eller bud, og sannsynligvis må du selv eller en av medarbeiderne dine stadig mase på mottakerne for å få dem til å signere. Med dagens avanserte teknologi er det ingen grunn til å utsette seg for slike frustrerende prosesser. Likevel viser undersøkelser at over 50 prosent av bedriftene fortsatt skriver ut dokumenter bare for å få en signatur på dem.
La oss sammenligne de to prosessene for å forstå forskjellen bedre.
Hva er det egentlig som skjer når du signerer dokumenter for hånd? For å gjøre det klarere kan vi se nærmere på tidsforbruket og kostnadene for signering av papirdokumenter.
- Utskrift. For at et dokument skal kunne signeres, må det skrives ut. Du finner frem dokumentet på datamaskinen, åpner det, justerer utskriftsinnstillingene og klikker på «Skriv ut». La oss si at det tar opptil fem minutter.
- Sortering. Når dokumentene er skrevet ut, går du til en skriver (siden du sannsynligvis ikke har en på skrivebordet) og henter utskriftene. Kanskje må du sortere dem i flere bunker, stifte dem og arkivere en av kopiene. La oss si at dette tar opptil fem minutter til.
- Signering. Hvis det ikke er du som skal signere, må du finne personen du trenger en signatur fra (eller la en av medarbeiderne dine gjøre det). Dette trinnet kan være litt utfordrende. Møter kan overlappe hverandre, eller det kan dukke opp noe uforutsett, og all erfaring viser at dette trinnet vanligvis ikke er unnagjort i en fei. Du kan selvfølgelig legge igjen papirene med en post it-lapp på skrivebordet til den som skal signere, men problemet er at folk ofte glemmer eller ikke legger merke til slike lapper. Derfor må du regne med å gi noen påminnelser, og det betyr at minst to personer kaster bort tiden sin. Til slutt blir dokumentet signert. Hvor lang tid tok det? 20 minutter, 1 time, 2 dager? Uansett er det for lenge. Vi må forresten ikke glemme at selve signeringen også kan ta tid. Hvis vi snakker om et dokument på 10 sider i 2 eller 3 kopier, må du signere 20 eller 30 sider.
- Skanning og sending av en kopi per e-post. Når dokumentet er signert, blir det vanligvis skannet og sendt til en annen part som også skal signere det. Hensikten er ofte bare å bekrefte at du har signert dokumentet, og at originalen er på vei. Fem minutter til? Hvis du skriver en litt lengre e-post, kan det ta ti minutter.
- Sending med post eller bud. Hvis du må levere originalen av det signerte dokumentet, vil du sannsynligvis sende det med post eller bud. Det betyr at du bretter sammen dokumentet, legger det i en konvolutt, skriver på adressen og klistrer på et frimerke. Så går du til et postkontor eller ringer et bud. Det tar sannsynligvis ti minutter å klargjøre dokumentet for sending, pluss tiden du må vente på budet. Forestill deg at medarbeiderne dine leverer dokumenter personlig, eller at du organiserer et møte, bare fordi du må få signert et dokument. Hvor mange timer går med til å reise eller sitte fast i trafikkork?
- Venting på andre parters underskrifter. Så venter du. Dokumentet er i beste fall fremme hos den andre parten neste dag. Der går det gjennom den samme prosessen som hos deg. Hele dokumentets reise – fra du sender det ut til du har det i hende igjen – tar sannsynligvis tre-fire dager, eller enda lenger.
Det blir mye tid til sammen. Og da har vi ikke engang nevnt dokumenter som kommer bort i løpet av prosessen, feil som blir oppdaget og fører til at hele prosessen må gjøres på nytt, eller senere leting etter spesifikke dokumenter i store arkiver.
Et magisk triks for å slutte å kaste bort ressurser
Hva er alternativet? Det finnes en velprøvd løsning, nemlig elektronisk signering av dokumenter. La oss se nærmere på detaljene her også.
- Pålogging. Det eneste du trenger å gjøre for å signere et e-dokument, er å åpne en nettleser, skrive www.dokobit.com og identifisere deg.
- Opplasting av dokumenter. Klikk ganske enkelt på knappen «Last opp et dokument» og legg til dokumentet du trenger å få signert.
- Sending. Legg til adressater og sett en frist for signering. Dokumentet blir sendt til de andre partene umiddelbart.
- Signering. Når et dokument er lastet opp, klikker du på knappen «Signer» og velger et verktøy for å signere: BankID eller BankID på mobil, og bekrefter signeringen ved å angi en PIN-kode.
Ja, det er faktisk så enkelt. Men ikke ta vårt ord for det, prøv selv! Det tar maksimum fem minutter å signere et dokument med Dokobit. De andre partene mottar varsler per e-post og kan signere dokumentet ditt med det samme, uten engang å registrere seg. Hvis du setter en frist for signering, vil personer som glemmer å signere, få en påminnelse.
Bedrifter som digitaliserer signering av dokumenter og innsamling av signaturer, går aldri tilbake til papir. Gjør som hundrevis av andre selskaper i din bransje og få utallige fordeler med e-signering. Se løsningene våre her.