Kad uzņēmums pieņem lēmumu par nepieciešamību ieviest elektronisku parakstīšanos, pirmais jautājums bieži ir – labi, bet kādus dokumentus mēs varēsim parakstīt attālināti? Šeit apkopoti dažādi piemēri dokumentiem, kas ir uzņēmuma ikdiena, taču to elektroniska parakstīšana ne vien atvieglos dzīvi, bet arī ietupīs laiku.
Elektronisko parakstīšanos ir ērti izmantot, gan parakstot dokumentus uzņēmumā, gan slēdzot darījumus ar partneriem, klientiem un arī citiem cilvēkiem ārpus uzņēmuma.
Elektroniskā parakstīšanās attiecībās ar klientiem
Galvenā elektroniskās parakstīšanās priekšrocība ir ērtums ne tikai pašam uzņēmumam, bet arī klientiem. Un tieši klienta pieredze mūsdienās mēdz būt konkurētspējas priekšrocība, kas reizēm var kļūt arī par klupšanas akmeni. Iedomājies, cik tas ir ērti – parakstīt dokumentus sev ērtā laikā, nevis fiziski doties uz kādu vietu, lai tikai atstātu savu parakstu uz papīra lapas. Un tas ir neatkarīgi no nozares, kurā strādā tavs uzņēmums – elektroniskā parakstīšanās uzlabos procesus.
Piemēri sadarbībai ar klientu, ja ir iespēja elektroniski parakstīt dokumentus:
- Jebkurā nozarē jebkādas vienošanās var tikt parakstītas elektroniski. Šobrīd, kad klienti aizvien biežāk noformē pasūtījumus, esot mājās tiešsaistes veikalā, arī visus nepieciešamos pirkuma dokumentus, piemēram, vienošanos par pakalpojumu, sadarbības nosacījumus, finansējuma dokumentus un dokumentus sadarbības uzsākšanai var piedāvāt parakstīt elektroniski. Klienti to noteikti novērtēs!
- Ja tavs uzņēmums strādā finanšu nozarē, tad ātra finansējuma izsniegšana tev un ātra naudas saņemšana klientam var būt izšķiroša. Elektroniski var parakstīt gan dažādus aizdevumu dokumentus, gan arī līzinga darījumus dažādu pirkumu gadījumos. Tas nozīmē iespēju ātri reaģēt uz klienta vajadzībām un nodrošināt izcilu klienta pieredzi. To īpaši novērtēs klienti, kam nav laika ne doties uz bankas filiāli, ne meklēt pakalpojumu un fiziski dodoties pie pakalpojuma sniedzēja. Un īpaši ērta elektroniska parakstīšanās ir, kad viens dokuments ir jāparaksta trim iesaistītajām pusēm.
- Mūsdienās jebkādi darījumi ar apdrošināšanu var notikt elektroniski. Iespēju to izmantot novērtēs gan tie, kam steidzīgi ir nepieciešama jauna apdrošināšanas polise, gan tie, kam jānoformē apdrošināšanas gadījums, lai iespējami ātri saņemtu atlīdzību. Un galvenais, ka pakalpojumu sniedzējam nav jāuztraucas par to, ka dokumenti ir derīgi un juridiski saistoši – elektroniskais paraksts ir labākais nodrošinājums un garantija.
Elektroniskā parakstīšanās attiecībās ar piegādātājiem
Dokumentu parakstīšanā ar partneriem vai piegādātājiem mēdz būt daudz izaicinājumu. Tāpēc elektroniskā parakstīšanās var pasargāt no daudzām galvassāpēm:
- Reizēm tikai viena paraksta trūkums var izjaukt piegādi laikā, kas var būt izšķiroša klientiem. Dažkārt viena paraksta dēļ neizdodas izmantot labu piedāvājumu. Elektroniskā parakstīšanās šādus riskus izslēdz.
- Dokumenti papīra formātā mēdz pazust. Īpaši tas attiecas uz preču piegādātājiem vai pārdevējiem, kuru galvenais uzdevums ir nogādāt un izsniegt preci klientam. Šo darījumu apliecinošs dokuments bieži mēdz palikt kaut kur nepamanīts. Ja dokumentu parakstīšanai un glabāšanai izmanto, piemēram, portālu Dokobit, uzņēmumam ir iespēja dokumentus automātiski kārtot kategorijās sev ērtā veidā. Turklāt nepazudīs neviens dokuments, kas ir parakstīts vai kam vēl tikai ir nepieciešams paraksts;
- Elektroniskā parakstīšanās ir daudz ērtāka arī preces atgriešanas procesā, kas atkal nozīmē dažādu dokumentu parakstīšanu. Neviena no iesaistītajām pusēm šādi nav atkarīga ne no viena cita laika plāniem vai atrašanās vietas.