E-zīmogošana, kas ir diezgan jauna tēma un prakse uzņēmumos, joprojām rada daudz jautājumu. Mēs esam pamanījuši, ka internetā par to nevar atrast tik daudz informācijas, nemaz nerunājot par reāliem izmantošanas piemēriem, kas patiesībā būtu noderīgi un palīdzētu pieņemt lēmumu. Lai to mainītu, mēs esam savākuši reālus lietošanas piemērus no mūsu klientiem un apkopojuši tos šajā rakstā.
Īsāk sakot, e-zīmogs, galvenokārt, kalpo diviem mērķiem: vai nu dokumentu izcelsmes un integritātes garantēšanai, vai arī automatizētu procesu veikšanai, kas ļauj novērst manuālo darbu. Dažos gadījumos šos abus mērķus var apvienot. Tātad, apskatīsim, kur elektroniskie zīmogi varētu būt noderīgi jūsu organizācijā.
LIETOŠANAS PIEMĒRS #1: SLEPENA INFORMĀCIJA
Elektroniskie zīmogi ir ideāli piemēroti, ja jums ir jāgarantē slepenas informācijas integritāte un izcelsme, piemēram, nodokļu pārskati, personas veselības informācija utt.
Kā tas darbojas praksē:
• viens no mūsu klientiem, kas sniedz kreditēšanas pakalpojumus, apzīmogo savus atbalsta tālruņa zvanus, lai pārliecinātos par to, ka zvanos ierakstītā informācija nav tikusi sagrozīta un ka viss, par ko ir panākta vienošanās zvana laikā, ir spēkā. Tas ir īpaši noderīgi uzņēmumiem, kas sniedz finanšu pakalpojumus un slēdz mutiskus līgumus, izmantojot telefona zvanus;
• vēl viens reāls lietošanas gadījums no mūsu klientu pieredzes ir asins analīžu rezultātu apzīmogošana. Tas ļauj klīnikas klientiem būt pārliecinātiem, ka pa e-pastu saņemtie rezultāti ir patiesi un saņemti no noteiktas klīnikas;
• e-zīmogi tiek izmantoti arī elektroniskajā tiesu sistēmā, ar kuras palīdzību juristi iesniedz dokumentus tiesām – dokumenti tiek apzīmogoti, lai nodrošinātu to, ka dokumentu saturs nekādā veidā nevar tikt mainīts.
LIETOŠANAS PIEMĒRS #2: DOKUMENTI BEZ E-PARAKSTA
E-zīmogs ir ideāls arī tad, ja jums ir jāgarantē digitālo dokumentu integritāte un izcelsme.
Kā tas darbojas praksē:
• daži mūsu klienti no telekomunikāciju nozares izmanto e-zīmogu skenētiem dokumentiem, piemēram, pakalpojumu līgumiem, kad klienti tos paraksta ar roku. Tas ir noderīgi, ja pakalpojumu centros nav pielāgotas īpašas tehnoloģijas;
• citi apzīmogo dokumentus, kas parakstīti, izmantojot planšetdatorus, t.i., kur paraksts tiek uzzīmēts uz ekrāna. Tā kā zīmētie paraksti ir ārkārtīgi viegli ievainojami un tos var viegli grozīt, šādu dokumentu zīmogošana nodrošina to izcelsmi un derīgumu. Šī opcija ir populāra arī mobilo sakaru operatoru vai līzinga kompāniju pakalpojumu centros, kur jau ir ieviestas tehnoloģijas, lai vienkāršotu klientu pieredzi, parakstot dokumentus;
• e-zīmogus izmanto arī uzņēmumi, kuri vēlas digitalizēt ienākošos papīra dokumentus neatkarīgi no tā, vai tas ir rēķins vai līgums. Saņemot papīra dokumentu, tas tiek ieskenēts un tam tiek pievienots e-zīmogs, lai pārliecinātos, ka dokuments netiks rediģēts vai mainīts jebkādā citā veidā.
LIETOŠANAS PIEMĒRS #3: AUTOMĀTISKI ĢENERĒTI DOKUMENTI
E-zīmogi var noderēt dažu procesu automatizēšanai, apzīmogojot automātiski ģenerētus dokumentus, piemēram, rēķinus, maksājuma izrakstus, izrakstus no datu bāzēm utt.
Kā tas darbojas praksē:
• elektroniskos zīmogus bieži izmanto rēķiniem, kas mēneša beigās tiek ģenerēti automātiski. Tas ļauj nodrošināt, ka klienti ir saņēmuši rēķinus no noteikta uzņēmuma. Bet kāpēc tas ir svarīgi? Automātiski ģenerēti dokumenti bieži var būt viltojumu mērķi: mūsdienās ir viegli viltot rēķinu ar mainītu IBAN numuru un nosūtīt to klientam dienu pirms īstais pakalpojuma sniedzējs to izdara. Tas attiecas arī uz visiem citiem dokumentiem, kas nav cilvēku veidoti. E-zīmogi palīdz no tā izvairīties, apstiprinot, ka dokumentu ir sagatavojis un nosūtījis konkrēts uzņēmums.
LIETOŠANAS PIEMĒRS #4: AUTOMATIZĒTI BIZNESA PROCESI
E-zīmogošana ir ideāli piemērota arī automatizētu biznesa procesu apstiprināšanai, automātiski pārbaudot saņemto un elektroniski apzīmogoto informāciju.
Kā tas darbojas praksē:
• vairumā gadījumu automatizētus biznesa procesus izmanto organizācijas, kuras saņem lielu dokumentu daudzumu un vēlas vienkāršot procesus, lai saņemto informāciju nevajadzētu manuāli verificēt un apstiprināt. Piemēram, to var izmantot finanšu iestādēs, lai automātiski apstrādātu zibmaksājumus – tiklīdz persona veic darījumu, maksājumu uzraudzības iestādei tas jāpārbauda un jāapstiprina, tāpēc, ja maksājuma darījums tiek apstiprināts ar elektronisku zīmogu, pārbaudes process var notikt automātiski, jo sistēma saņem visus nepieciešamos datus no zīmoga. Šis konkrētais lietošanas gadījums ir īpaši būtisks tiem pakalpojumu sniedzējiem, kuriem jāievēro PSD2 direktīva.
Vai esat atradis ko tādu, kas varētu jums noderēt, vai ir vēl kādi jautājumi? Papildus informāciju varat atrast šeit vai sazinieties ar mums – mēs esam šeit, lai palīdzētu!