Laikā, kad viss bizness pārvietojas uz tiešsaisti, daudzi uzņēmumi saprot, ka arī turp agri vai vēlu būs jāpārceļas. Tostarp parakstīšanās ir jāpadara elektroniska, lai vienošanās slēgšanai nebūtu nepieciešama fiziska klātbūtne. Taču tikpat daudzi aizdomājas par patiesajiem ieguvumiem no šādiem soļiem. Kas tad digitālajā vidē ir tāds, kā nav fiziskajā vidē?
Darbam attālinati un digitālajā vidē ir jānodala divas priekšrocību grupas – ko iegūsti tu un tavs uzņēmums un ko iegūst tavi klienti un partneri. Sāksim ar ieguvumiem pašam uzņēmumam.
1. Laika ietaupīšana. Pāriešana no fiziskas dokumentu parakstīšanas uz elektronisku dokumentu parakstīšanu var ietaupīt daudz laika. Vairs nebūs nepieciešams ne īpaši organizēt tikšanos, lai visas iesaistītās puses varētu parakstīt dokumentus, nedz arī gaidīt tieši to brīdi, kad kāda no iesaistītajām pusēm beidzot ir pieejama šīs vienkāršās darbības veikšanai. Īpaši to novērtēs uzņēmumi, kam ir filiāles vairākās pilsētās vai pat valstīs, un uz dokumentiem ir nepieciešams ģeogrāfiski dažādās vietās esošo personu paraksts. Tātad elektroniskā parakstīšanās garantē, ka vairs nebūs jāgaida kādas iesaistītās puses paraksts.
2. Drošība. Kvalificēti elektroniskie paraksti ir veidoti tā, lai jebkuras izmaiņas, kas tiek veiktas, ir uzreiz pamanāmas. Tas nozīmē, ka ir ļoti sarežģīti veikt izmaiņas jau parakstītos dokumentos. Turklāt Tavu elektronisko parakstu nebūs iespējams ne nokopēt, ne izmantot bez tavas atļaujas.
3. Mazākas izmaksas. Elektronisko parakstu izmantošana ļauj ietaupīt gan drukas, gan sūtīšanas izmaksas. Drukāt dokumentus vairs nav nepieciešams un nosūtīt tos var e-pastā. Ja tavā uzņēmumā dokumentu aprite ir liela, tad šo izmaksu samazinājumu ir iespējams pamanīt jau pirmajā mēnesī. Arī par drošu dokumentu glabāšanu nav jāuztraucas, jo, piemēram, tādi portāli kā Dokobit parūpējas par to bez papildus maksas.
Kā šādas izmaiņas ietekmēs sadarbības partnerus un klientus? Viņi būs priecīgi!
4. Vēl labāka klienta pieredze. Jo vairāk klientam ir jāparaksta dažādi dokumenti, jo vairāk viņš novērtēs iespēju to darīt elektroniski. Elektroniska parakstīšanās ir daudz ērtāka. Vēl vairāk – tā ietaupa arī klienta un sadarbības partnera laiku. Arī viņi vairs nebūs atkarīgi no tā, kad atbildīgais darbinieks ir fiziski birojā un kad viņš var nepieciešamos dokumentus parakstīt. Un mūsdienās sadarbības ērtums var būt izšķirošs faktors, izvēloties sadarbības partneri.