Viskas, ką svarbu žinoti, apie „Dokobit“ dokumentų kategorijas

Praėjo jau keli mėnesiai, kai dokumentų kategorijos „Dokobit“ portale tapo prieinamos kiekvienam – net ir nemokamų paskyrų naudotojams. Per tą laiką atnaujinta ir naudotojo patirtis, bet greičiausiai tai jau pastebėjai! Bet kuriuo atveju – štai keli patarimai, kaip pilnai išnaudoti dokumentų kategorijas.

Kuo ypatingos dokumentų kategorijos? 

Dokumentų kategorijos „Dokobit“ portale leidžia lengvai tvarkyti savo ar įmonės informaciją. Į kategorijas suskirstytus dokumentus lengva saugoti, filtruoti ir surasti. Dar svarbiau – kompanijos paskyrų administratoriams kategorijos taip pat suteikia galimybę nustatyti naudotojų teises visai kategorijai. Tai reiškia, kad žmogus gali pasirašyti visus dokumentus, esančius kategorijoje, arba gali juos tik peržiūrėti. Taip pat galima pasirinkti, ar kategorijos dokumentai bus prieinami visiems įmonės darbuotojams. Naudinga ir tai, kad kategorijoms galima uždėti ir tam tikrus apribojimus, pavyzdžiui, apriboti kategorijos dokumentų matomumą ne įmonės darbuotojams. Tokiu atveju kiti išoriniai naudotojai negali matyti tokių dalykų kaip peržiūrėti galinčių asmenų sąrašas bei dokumento peržiūros veiksmų istorijoje.

Apie funkcijas detaliau:

I. Nustatymų skiltyje galima sukurti kategorijų pavadinimus ir jas suskirstyti į mažesnius vienetus bei nuspręsti, ar kategorija norima dalintis su kitais įmonės darbuotojais.

  • Kategorijos pavadinimas ir Spalva leidžia pavadinti kategorijas norimu vardu ir nustatyti spalvą lengvesniam jų atskyrimui. Tokiu būdu gali rūšiuoti dokumentus patogiausiu būdu, o jie niekada nepasimes – vėliau galėsi filtruoti dokumentus pagal kategorijas ir lengvai surasti reikiamą.
  • Tėvinė kategorija leidžia suskirstyti kategorijas į mažesnius vienetus – jei kategorijai priskiriama tėvinė kategorija, sukurta ar pakeista kategorija automatiškai tampa subkategorija. Tai reiškia, kad dokumentus galima suskirstyti į itin mažas subkategorijas, jei norima idealios tvarkos.
  • Matoma visiems suteikia teisę kitiems organizacijos nariams matyti kategoriją. Jeigu pasidalinsi kategorija su kitais, naudotojai galės į tą kategoriją pridėti dokumentus. Jei nepasidalinsi – būsi vienintelis matantis kategoriją ir kas joje.

 

II. Naudotojų skiltyje galima pridėti naudotojus ir suteikti jiems skirtingas prieigos teises prie kategorijos dokumentų. Pavyzdžiui, priklausomai nuo pasirinktų nustatymų naudotojai galės arba tik peržiūrėti kategorijoje esančius dokumentus, arba turės juos pasirašyti, taip pat galima nustatyti, kad naudotojai galėtų redaguoti, dalintis ar ištrinti kategorijoje esančius dokumentus. Tereikia surasti norimą naudotoją, jau esantį adresų knygoje, pridėti jį, nustatyti norimą rolę ir parinkti kitus nustatymus – norint, kad asmuo galėtų redaguoti, dalintis ar ištrinti dokumentus, reikia pažymėti atitinkamas varneles.

 

III. Skiltyje Kita galima nustatyti tam tikrus apribojimus kategorijos dokumentams.

  • Riboti vidinės informacijos matomumą leidžia paslėpti dokumentą galinčių peržiūrėti asmenų sąrašą ir dokumentų peržiūras veiksmų istorijoje išoriniams – ne įmonės – naudotojams. Pasidalinus tos kategorijos dokumentu su klientu ar partneriu, jam neaktuali informacija nebus matoma, pavyzdžiui, kiti asmenys, turintys prieigą prie dokumento.
  • Leisti tik kvalifikuotus el. parašus leidžia tos kategorijos dokumentus pasirašyti tik kvalifikuotais el. parašais, nepriklausomai nuo to, ar įkeliant dokumentą buvo pasirinktas šis punktas. Tiems, kuriems svarbu, kad pasirašyti dokumentai ir parašai būtų nekvestionuojami, ši funkcija tikrai pravers.

 

Visos šios dokumentų kategorijų funkcijos prieinamos įmonių paskyrų administratoriams; ne administratoriai gali kurti kategorijos, įvesdami jų pavadinimą ir parinkdami spalvą bei nustatyti kategorijų apribojimus Kita skiltyje. Tuo tarpu nemokamų paskyrų turėtojai gali kurti kategorijas su pavadinimais ir spalvomis bei pasirinkti pasirašymo kvalifikuotu el. parašu funkciją.

Su „Dokobit“ kategorijomis lengvai įneši tvarkos į savo dokumentus, kad jie nepasimestų, tad jei dar neišbandei, būtinai tai padaryk!

Skaitykite įrašą kitomis kalbomis: English