Su nauja funkcija – dar daugiau kontrolės dokumento pasirašymo procese

Dar viena nauja funkcija komandoms išvydo dienos šviesą! Mes ją vadiname Veiksmų seka. Ši funkcija leidžia nustatyti dokumento patvirtinimo ir pasirašymo veiksmų eiliškumą. Ką tai reiškia?

Ar kada pagalvojai, kaip būtų šaunu, jei „Dokobit“ portale galėtum surikiuoti pasirašančius asmenis į eilę? Na tarkime, trišalę sutartį turi pasirašyti 6 žmonės, tačiau svarbu, kad Šalis X pasirašytų prieš Šalį Y? Nuo šiol tokią seką, esant poreikiui, galėsi lengvai nustatyti.

Kaip tai veikia?

Veiksmų seka dokumentų pasirašymo cikle leidžia sudėlioti veiksmų eiliškumą, paprastai tariant – kuris asmuo turės patvirtinti ar pasirašyti dokumentą pirmas, antras, trečias ir t.t. Tai padeda užtikrinti sklandų dokumento pasirašymo procesą. Pavyzdžiui, įsivaizduok, kad tau reikia pasirašyti dokumentą su verslo partneriu. Į portalą įkėlęs dokumentą, pridedi visas pasirašančias šalis, šiuo atveju, sakykime, save, kolegą iš kito skyriaus ir partnerį. Tačiau svarbu, kad šį dokumentą prieš pasirašymą dar peržiūrėtų ir patvirtintų vadovas. Tokiu atveju veiksmų sekoje gali pažymėti, kad vadovo patvirtinimas yra pirmasis veiksmas sekoje; tuomet tavo kolegos parašas gali atsidurti antroje, tavo – trečioje, o partnerio – ketvirtoje sekos vietoje. Tokia tvarka reiškia, kad kol vadovas nepatvirtins dokumento, kiti asmenys jo negalės pasirašyti. Tokia pati taisyklė galioja ir kitiems pagal eiliškumą išrikiuotiems veiksmams.

Tačiau svarbu paminėti ir tai, kad veiksmų seka galima ne tik nuosekliems, tačiau ir lygiagretiems veiksmams, t.y., veiksmus galima grupuoti taip, kad keli jų būtų atliekami vienu metu. Pavyzdžiui, esant dviems asmenims, kurie turėtų patvirtinti dokumentą prieš pasirašymą, juos abu galima priskirti pirmai grupei, o pasirašančius asmenis, jei nebesvarbus jų veiksmų eiliškumas, priskirti antrai grupei.

Veiksmų seka taip pat leidžia taupyti pasirašančiojo ar tvirtinančiojo laiką, nes jis dalyvauja tik jam skirtoje proceso dalyje – jis gauna automatinį pranešimą, kuomet laukiama jo veiksmo. Tokiu būdu, pvz., įmonės administratorė gali sudėlioti visą dokumento pasirašymo procesą ir sutaupyti vadovo laiko – jam bus pranešta tik tuomet, kai ateis jo eilė pasirašyti dokumentą.

Šiuo metu veiksmų seką gali nustatyti rankiniu būdu kiekvienam dokumentui atskirai, tačiau ateityje planuojame sukurti galimybę priskirti veiksmų sekas kategorijoms, visai kaip su naudotojų vaidmenimis. Tai leistų sukurti veiksmų seką konkrečiai kategorijai, kuriai priskyrus dokumentus veiksmų eiliškumas būtų automatiškai uždedamas visiems tos kategorijos dokumentams.

Kaip tai atrodo?

Keliant dokumentą į portalą, Dalyvių dalyje dešiniajame viršutiniame kampe reikia įjungti Veiksmų seką. Tuomet pridėtus žmones galėsi lengvai sunumeruoti, ranka įrašydamas sekos numerį, arba tiesiog nutempti žmogų į reikiamą vietą eilėje.

Baigęs dokumento įkėlimą, Dalyvių skiltyje matysi sudėliotą eiliškumą. Pirmojo žmogaus veiksmas bus priskirtas prie Laukiama dalies, o visi kiti – prie Sekantys. Kai tik bus atliktas pirmasis veiksmas, kitas eilėje esantis žmogus gaus pranešimą el. paštu, kad atėjo jo eilė patvirtinti ar pasirašyti dokumentą.

Beje, esant poreikiui, veiksmų eiliškumą galima koreguoti net ir tada, kai dokumentas jau įkeltas. Tačiau svarbu atkreipti dėmesį, kad perstūmus žmogų iš Laukiama eilės į Sekantys, jam dokumentas nebebus prieinamas, kuomet bandys jį atsidaryti per gauto el. laiško nuorodą. Taip nutinka dėl to, kad šis žmogus priskiriamas tolimesnių veiksmų grupei, kurie negali būti įvykdyti, kol nebus baigta Laukiama dalis – ji visada yra pirmoje veiksmų sekos vietoje.

Patarimas

Veiksmų seka puikiai dera su Tvirtinimų funkcija. Tvirtinimai leidžia pridėti papildomą sutikimą dokumentuose, siekiant užtikrinti, kad dokumento turinį ar kitą informaciją prieš pasirašymą dar peržiūrėtų ir patvirtintų atsakingas asmuo, o veiksmų sekos funkcija leidžia supaprastinti šį procesą. Dokumentą tvirtinančius asmenis galima priskirti pirmai veiksmus atliekančiai grupei, o pasirašančius asmenis – antrai. Tai reikš, kad dokumento nebus galima pasirašyti, kol jis nebus pirmiau patvirtintas.

Pažvelkime į realius scenarijus.

Scenarijus Nr. 1 — personalas. Personalo specialistas į portalą įkelia naują darbo sutartį. Pirmojoje veiksmų grupėje dokumentą patvirtina personalo atstovas ir departamento, kuriame dirbs naujasis darbuotojas, vadovas. Surinkus tvirtinimus, antrajame žingsnyje dokumentą jau pasirašo įmonės vadovas, o trečiajame – naujasis darbuotojas. Šiuo atveju sutartis pirmiausia susiderinama įmonės viduje ir tik po to ją gali pasirašyti būsimas darbuotojas.

Scenarijus Nr. 2 — pardavimai. Pardavimų asistentas įkelia dokumentą, kurį pirmiausia turi patvirtinti juristas, peržiūrėjęs dokumento sąlygas, ir gamybos vadovas, peržiūrėjęs gamybos terminus. Antrajame žingsnyje dokumentą jau gali pasirašyti pardavimų atstovas, o trečiajame – ir pats klientas. Paskutinis, ketvirtasis, žingsnis skirtas gauti patvirtinimą iš archyvo, siekiant užtikrinti, kad dokumentas yra gautas ir užregistruotas vidiniuose dokumentų registruose. Šiuo atveju dokumente esanti informacija peržiūrima ir patvirtinama įmonės viduje, o tada siunčiamas pasirašyti klientui. Surinkus visus reikiamus parašus, dokumentas darkart pereina per vidinius procesus.

Detalią informaciją, kaip naudotis šia funkcija, rasi čia. Smagaus veiksmų sekos dėliojimo!