Į el. pašto dėžutę gavai pakvietimą pasirašyti dokumentą, tačiau ką daryti, jei organizacijoje nesi tas, kuris pasirašo dokumentus? Tokiu atveju greičiausiai prašai siuntėjo iš naujo pasidalinti dokumentu su reikiamu asmeniu. Stop – nuo šiol viskas paprasčiau!
Pristatome naują funkciją, kuri leidžia paprasčiau pasidalinti dokumentais įmonės viduje. Ką konkrečiai tai reiškia ir kaip veikia?
Įsivaizduok, kad dirbi Bendrovėje Y, tačiau įmonėje dokumentus gali pasirašyti tik direktorius. Tavo naujas verslo kontaktas Benas dirba Bendrovėje X. Ką tik sutarėte dirbti kartu, tad Benas atsiunčia dokumentą tau, nes iki šiol buvai vienintelis jo kontaktas. Akivaizdu, kad pagal įmonėje veikiančias taisykles dokumento pats pasirašyti negalėsi. Vadinasi prašai Beno į pasirašančių asmenų sąrašą pridėti kitą asmenį, šiuo atveju direktorių. Gal tai ir nėra sudėtingas procesas, tačiau kam vargti, jei galima tai išspręsti paprasčiau?
Nuo šiol prašyti pakeisti pasirašantį asmenį nebereikės, nes gautu dokumentu galėsi lengvai dalintis su savo kolegomis! Jei gavai dokumentą, kurį turėtų pasirašyti direktorius, tau tereikės pridėti direktorių prie pasirašančiųjų, o savo vaidmenį galėsi pakeisti iš pasirašančiojo į galintį dokumentą tik peržiūrėti. Paprasta, ar ne?
Ši galimybė leis sutrumpinti ir supaprastinti procesą be trečiųjų šalių pagalbos. Organizacijoje lengvai galėsi dalintis dokumentais su kituose skyriuose dirbančiais kolegomis vos vieno mygtuko paspaudimu. O įsivaizduok, kaip tai palengvins gyvenimą įmonių administratoriams, kurie sulaukia krūvos pasirašomų dokumentų!
Tačiau tai dar ne viskas – yra ir dar vienas mažas, tačiau dėmesio vertas pokytis. Dar kartą įsivaizduok tą patį gautą dokumentą, kurį jau pasidalinai su įmonės direktoriumi. Dokumento informacijoje matai užpildytus duomenis – dokumento pavadinimą ir kitus metaduomenis, kurie negali būti keičiami. O ką daryti, jei tavo organizacijoje dokumentai vadinami tam tikra tvarka ir skirstomi į tam tikras vidines organizacijoje sukurtas kategorijas?
Taip, mes pagalvojome ir apie tai! Nuo šiol galėsi pervadinti dokumentą ar priskirti jį reikiamai kategorijai pagal savo organizacijos poreikius. O svarbiausia, kad šie pokyčiai nebus matomi dokumento siuntėjui, jie liks tik organizacijos viduje. Paprastai tariant, tai leis pilnai į savo rankas perimti įeinančių dokumentų kontrolę pagal organizacijoje nustatytą tvarką!
Siuntėjui matoma informacija:
Gavėjui matoma informacija:
Sėkmingo pasirašymo! Išsitaškykite, kurdami nepriekaištingą tvarką savo dokumentuose!