Plėtojantiems savo verslą, ko gero, vienas svarbiausių dalykų yra darbuotojų produktyvumas. Tyrimai visame pasaulyje jau įrodė, kad žmonės darbe iššvaisto nemažai laiko. El. laiškai, susitikimai ir administracinis darbas – bene populiariausi laiko švaistytojai, tačiau šie – lengvai išsprendžiami. Kaip?
Kaip darbinės užduotys švaisto laiką?
Dažnai kyla klausimas, kaip iš pirmo žvilgsnio neišvengiamos užduotys kaip el. laiškai, susitikimai ir administracinis darbas švaisto laiką? Viskas gana paprasta. Susitikimai paprastai vėluoja, nėra griežto plano, tad dažnai nukrypstama į antraeilius dalykus. Be to, kai kurie susitikimai organizuojami be jokios priežasties ar tikslo. Statistika taip pat rodo, kad vidutinis susitikimo dalyvis dažniausiai jo metu svajoja arba atlieka kitus darbus ir užduotis (70-90 proc.). Kitas iššūkis produktyvumui darbe – pertekliniai el. laiškai, ypač dažnai pasitaikantys tarp kolegų. Įtakos turi ir tai, kad darbuotojai linkę tikrinti el. pašto dėžutę dažniau nei iš tiesų reikia, o kaskart tai padarius užtrunkama apie 15 min susikaupti darbui.
Bene paprasčiausias būdas išvengti tokio laiko švaistymo – vadovautis sėkmingų žmonių patirtimi ir taisyklėmis. Pavyzdžiui, per dieną planuok ne daugiau nei 2 susitikimus, geriausia popiet. Tokiu būdu neliks laiko nebūtiniems susitikimams. El. laiškus patariama skaityti triskart per dieną, kiekvienai tokiai sesijai skiriant ne ilgiau nei pusvalandį. Taip pat galima vadovautis nulio laiškų principu, jį derinant su „Ištrinti, persiųsti, atidėti, atsakyti“ metodologija. Tai reiškia, kad kiekvieno prisėdimo tikslas peržiūrėti visus laiškus ir juos suskirstyti į kategorijas – kai kuriuos ištrinti iškart, kitus persiųsti kolegoms, neskubius atidėti, o į svarbiausius atsakyti iškart.
Atrodo gana paprasta, galbūt ir pažįstama. Tačiau kaip yra su administraciniu darbu? Ar jis gali švaistyti laiką? Pažvelkime per kitą prizmę. Ar kada pagalvojai, kiek iš tiesų kainuoja dokumentus tvarkyti įprastu būdu, t.y., ruošti krūvas dokumentų, pasirašyti (arba dar blogiau – nuolat „ieškoti“ žmogaus, kurio parašas reikalingas) ranka, spausdinti, skenuoti ir siųsti tuos dokumentus paštu ar kurjeriu? Vien skaitant, atrodo, kad tai ilgas ir perdėtai sudėtingas procesas. Seniau tai buvo vienintelis galimas sprendimas, tačiau su šiandieninėmis XI a. technologijomis tikrai nėra reikalo savęs taip kankinti. Visgi tyrimai rodo, kad daugiau nei 50 proc. žmonių vis dar spausdina dokumentus vien tam, kad juos pasirašytų. Kad būtų dar aiškiau, pažvelkime į detalų procesą ir skaičius.
- Spausdinimas. Norint pasirašyti dokumentą, jis, žinoma, turi būti atspausdintas. Tad atvėręs dokumentą kompiuteryje, pasirinkęs tinkamus nustatymus, spausdini dokumentus. Sakykime, tai užtrunka daugiausiai 5 minutes.
- Rūšiavimas. Atspausdinus dokumentus reikia susirinkti, taigi eini prie spausdintuvo (nes greičiausiai jis – ne ant tavo darbo stalo). Galbūt surinktus dokumentus reikia atskirti, surūšiuoti, susegti ar įdėti į aplanką. Dar 5 minutės.
- Pasirašymas. Jeigu dokumentą pasirašai ne pats, o kolega, pirmiausia reikia jį surasti. Tai gali šiek tiek užtrukti – reikalingas žmogus dalyvauja susitikime, tada ateina pietūs, o vėliau atsiranda dar vienas neplanuotas susitikimas ir žmogaus nepagauni visą dieną. Žinoma, dokumentus galima palikti tiesiog ant stalo su rašteliu, tačiau kaip dažnai žmonės pamiršta ar net nepastebi tokių dalykų? Tada seka keli priminimai, bereikalingai gaištamas laikas. Žinoma, kažkuriuo metu dokumentas vis tiek pasirašomas. Tačiau kiek tai užtrunka – 20 minučių, valandą, 2 dienas? Beje, dar derėtų nepamiršti pasirašymo dalies – jei dokumentą sudaro 10 lapų, o tau reikia pasirašyti dvi ar tris kopijas ant kiekvieno lapo, procesas taip pat gali šiek tiek užtrukti.
- Skenavimas ir siuntimas el. paštu. Pasirašytas dokumentas dažniausiai skenuojamas ir siunčiamas el. paštu kaip įrodymas, kad procesas vyksta, o originalas – jau pakeliui. Dar 5 minutės? Na, gal ir 10, jei rašysi ilgesnį laišką.
- Siuntimas paštu ar kurjeriu. Jeigu pasirašyto dokumento originalą reikia pristatyti kitai šaliai, greičiausiai jis siunčiamas paštu ar kurjeriu. Vadinasi dokumentą dedi į voką, jį užklijuoji, užrašai adresą, užklijuoji pašto ženklą, tada arba eini į paštą, arba kvieti kurjerį ar paštininką. Sakykime, dokumento suruošimas siuntimui užtrunka apie 10 minučių, dar pridėk laukimo, kol atvyks kurjeris, laiką. Dar smagesnis scenarijus – jei tavo darbuotojas turi kažkam pristatyti dokumentą fiziškai arba organizuojamas susitikimas, skirtas pasirašyti dokumentus. Kiek tuomet laiko užtrunka kelionė? O jei dar patenki į spūstį?
- Parašų laukimas. O dabar tiesiog belieka laukti. Geriausiu atveju dokumentas pasiekia adresatą per vieną darbo dieną. Adresatas tada atlieka identišką procesą, tad visa dokumento kelionė nuo išsiuntimo iki grįžimo į tavo rankas gali užtrukti apie 3-4 dienas arba ilgiau.
Ir čia net nekalbame apie tai, kad dokumentai gali pasimesti, pastebėjus įsivėlusias klaidas gali tekti kartoti visą procesą iš naujo, o vėliau ieškoti reikiamo dokumento dideliame popierių archyve.
Magiškas triukas resursų taupymui
Tad kokios galimybės? Yra vienas patikrintas ir veikiantis sprendimas – pasirašyti dokumentus el. parašu per „Dokobit“. Pažvelkime detaliau.
- Prisijungimas. Norint pasirašyti el. dokumentą tereikia atverti naršyklę, įvesti www.dokobit.lt adresą ir prisijungiant patvirtinti savo tapatybę.
- Dokumento įkėlimas. Dokumentas, kurį reikia pasirašyti, įkeliamas iš kompiuterio patogiu būdu.
- Siuntimas. Įkėlus dokumentą, pridedami asmenys, kuriems reikia pasirašyti dokumentą, galima nustatyti pasirašymo terminą. Dokumentas adresatams išsiunčiamas iškart.
- Pasirašymas. Paspaudus pasirašymo mygtuką, reikia pasirinkti priemonę – m. parašą, asmens tapatybės kortelę, USB ar „Smart-ID“ – ir patvirtinti pasirašymo operaciją suvedant PIN kodą.
Štai ir viskas. Nebūtina mumis aklai tikėti, bet siūlome išbandyti pačiam ir įvertinti! Pasirašyti dokumentą užtruksi daugiausiai 5 minutes. Kiti pasirašantys asmenys gaus pranešimą el. paštu ir galės iškart pasirašyti dokumentą prisijungę prie portalo, o kei būsi nustatęs pasirašymo terminą, pasirašantis asmuo gaus automatinį priminimą apie laukiamą jo parašą.
Taigi tai ne tik sutaupo laiko, bet dokumentų pasirašymo procesas tampa efektyvesnis bei sutaupo išlaidų popieriui, spausdinimui ir siuntimui. Kiek? Vidutiniškai 7 eurus vienam dokumentui. Į šias santaupas įeina 4 eurų darbo užmokestis, 1 euro spausdinimas ir 2 eurų siuntimas. Papildomas privalumas – dokumentus galėsi lengvai valdyti: jie visi bus vienoje vietoje, todėl lengvai juos rasi per paiešką ar kategorijas, į kurias juos suskirstysi, ir dokumentai nepasimes.
Tad matydamas realų skirtumą, ar esi pasirengęs tradicinį pasirašymo būda pakeisti elektroniniu? Išbandyk nemokamai arba pasirink tau tinkamiausią planą ir pasiskaičiuok potencialias santaupas čia.
Pabaigai
Kad būtų lengviau prisiminti šiuos naudingus patarimus, pateikiame trumpą santrauką ir atmintinę:
- Ribok susitikimų skaičių. Per dieną planuok 1-2 susitikimus, juos nukelk į antrą dienos pusę. Tokiu būdu nebeliks laiko nebūtiniems susitikimams, juos labiau atfiltruosi.
- Nusistatyk el. laiškų skaitymo laiką ir metodą. Geriausia el. laiškus skaityti triskart per dieną, kiekvienąkart skiriant 20-30 min. Skaitydamas el. laiškus juos surūšiuok į keturias veiksmų kategorijas: ištrinti, persiųsti, atidėti neskubius, atsakyti į skubius. Tokiu būdu pašto dėžutė visada bus švari ir nereikės tų pačių laiškų skaityti po kelis kartus.
- Pasirink procesus be popieriaus. Pasirašyk dokumentus el. parašu per el. dokumentų pasirašymo portalą „Dokobit“. Tokiu būdu vienam dokumento ruošimui sutaupysi bent 25 min bei išlaidas, skirtas popieriui, spausdinimui ir siuntimui.
