„Dokobit“ portalas nuo šiol – dar patogesnis. Jame papildėme pasirašymo funkcionalumą. Ką tai reiškia? Nuo šiol galėsi pasirinkti, ar dokumentą pasirašyti, ar ne, o taip pat nurodyti pasirašymo tikslą.
Jei pasirašyti nenori
Gavęs dokumentą, dažniausiai jį ir pasirašai. Tačiau ką daryti, jei jame randi klaidą arba nesutikti su sąlygomis, arba… Anksčiau portale tokiu atveju galėdavai tiesiog palikti dokumentą nepasirašytą, galbūt pridėti komentarą kitoms pasirašančioms šalims ar siuntėjui, paaiškindamas priežastį, kodėl nepasirašai. Tačiau vis tiek dokumento statusas likdavo nepakitęs – „Laukiama mano parašo“. Pripažinkim, tai šiek tiek erzina, ypač jei mėgsti tvarką.
Kaip sakoma, yra dvi žmonių grupės: tie, kuriems visiškai nesvarbu, ar jų el. pašto ikona raudonuoja nuo neperskaitytų laiškų skaičiaus, ir tie, kurie atidaro kiekvieną gautą laišką, kad tik prie ikonos nebūtų jokių skaičiukų. Jei priklausai pastarųjų grupei, mūsų naujoji atsisakymo pasirašyti funkcija tau labai patiks!
Pridėjome „Atsisakyti pasirašyti“ mygtuką, kuris leidžia atmesti pasirašymo veiksmą ir pateikti siuntėjui atmetimo priežastį.
Atsisakius pasirašyti, dokumentas sąraše matomas kaip „Atmestas“.
Jei vis tik vėliau persigalvosi ir norėsi dokumentą pasirašyti, tai padaryti vis dar galėsi – tereikia atsidaryti dokumentą ir apačioje paspausti mygtuką „Vis tiek pasirašyti“.
Šis funkcionalumas prieinamas visiems portalo naudotojams!
Jei reikia nurodyti priežastį
Dar viena naujovė – nuo šiol taip pat galima pasirinkti parašo paskirtį, t.y., kokiu tikslu pasirašomas dokumentas. Numatėme tris galimus scenarijus: vizavimą, supažindinimą ir kopijos tikrumo patvirtinimą.
Vizavimas leidžia oficialiai patvirtinti, kad dokumentas yra peržiūrėtas ir teisingas. Kuo tai skiriasi nuo tvirtinimo funkcionalumo, jau esančio portale? Tvirtinimai yra naudojami organizacijos viduje, jų teisinė galia apibrėžiama organizacijos vidinėse taisyklėse ar nuostatose. Be to, patvirtinimai, priešingai nei parašai, pačiuose dokumentuose neatsispindi. Tuo tarpu vizavimas bus matomas ant dokumento kaip parašas su nurodyta paskirtimi, todėl gali būti naudojami kaip patvirtinimai ne tik organizacijos viduje.
Supažindinimas leidžia patvirtinti, kad dokumentą pasirašantis asmuo jį peržiūrėjo ir sutinka su pateikta informacija. Tai tarsi varnelės uždėjimas vietoje, kurioje nurodyta „Susipažinau su taisyklėmis/sąlygomis…“ prieš pradedant naudotis paslauga.
Kopijos tikrumo patvirtinimas skirtas patvirtinti, kad dokumento kopija yra tikra ir originali.
Tad parašo tikslas leidžia pritaikyti „Dokobit“ portalą vidiniams organizacijos poreikiams ir dar labiau supaprastinti dokumentų tvarkymą. Galėsi net susikurti atskiras kategorijas pagal kiekvieną parašo paskritį, kad vėliau būtų lengviau dokumentus filtruoti.
Šiuo funkcionalumu gali naudotis visi, turintys mokamą portalo planą (Profesionalams, Verslui, Organizacijoms).