Dokumentų tvirtinimo procesas ką tik tapo dar paprastesnis

Kaip ir gyvenime, taip ir versle dažniausiai visa į išorę išeinanti informacija būna patikrinama keliskart, taikant keturių akių principą. Svarbūs dokumentai – ne išimtis. Vis tik pasitaiko atvejų, kai papildomas informacijos peržiūrėjimo žingsnis praleidžiamas, o tai gali sukelti papildomų iššūkių. Atsižvelgdami į tai, pristatėme naują funkciją – tvirtinimus, – kuri gali supaprastinti minėtą procesą.

Kas, kaip ir kodėl? 

Su vidiniais dokumentų patvirtinimais arba vizavimais dažniausiai susiduria pardavimų, pirkimų, rizikų valdymo, IT ir daug kitų įmonių padalinių. Pavyzdžiui, pardavimų sutartis, kurių vertė viršija numatytą sumą, paprastai turi peržiūrėti ir patvirtinti aukštesnio lygio vadovai arba rizikų valdymo specialistai, pirkimo sutartis, kurias dažniausiai pasirašo pirkimų vadybininkai, pirma turi patvirtinti pirkimų ar kitų susijusių padalinių vadovai, tuo tarpu darbų priėmimo-perdavimo aktai IT arba kituose skyriuose prieš pasirašymą taip pat paprastai peržiūrimi ir patvirtinami. Greičiausiai gali sugalvoti ir daugiau pavyzdžių, su kuriais susiduri savo darbe.

Jei pažįstama bent viena minėtų situacijų, mūsų nauja funkcija gali padėti supaprastinti tvirtinimo procesus, kurie kartais gali kelti nemažai galvos skausmo.  Dokumentų tvirtinimų funkcija leidžia pridėti papildomą sutikimą tavo organizacijos dokumentuose. Tai padeda užtikrinti, kad dokumento turinį ar kitą informaciją prieš pasirašymą dar peržiūrės ir patvirtins atsakingas asmuo, taip išvengiant galimų situacijų, kai dokumentas išsiunčiamas pasirašyti kitoms šalims be vidinio patvirtinimo. Be to, dokumentų patvirtinimas prieš išsiunčiant juos pasirašyti, pvz., klientui ar partneriui, gali užkirsti kelią to paties proceso kartojimui iš naujo, jei ruošiant dokumentą jame netyčia įsivelia netikslumų. Paprastai tariant, vidiniai patvirtinimo procesai prieš pradedant pasirašymo procedūrą bus supaprastinti ir tvarkingi, todėl niekas nepraleis jam priskirto vaidmens. Patvirtinimai yra paprasčiausias būdas užtikrinti patikimumą ir organizacijoje egzistuojančią dokumentų ciklo politiką.

Ši funkcija gali itin praversti jau minėtiems įmonių padaliniams – pirkimų, pardavimų, IT ir kt, o taip pat ji naudinga ir didelėms organizacijoms, kuriose dokumentai paprastai „keliauja“ per skirtingus skyrius ir, prieš išsiunčiant pasirašyti klientui, partneriui ar kitoms šalims, turi būti peržvelgti bei patvirtinti skirtingų atsakingų žmonių.

Kaip tai veikia?

Pridedant žmones, su kuriais norima pasidalinti dokumentu, paprasčiausiai reikia pakeisti jų vaidmenį – vietoje Pasirašo dokumentą ar Turi prieigą pasirinkti Turi patvirtinti.

Tuomet asmuo gauna el. laišką su kvietimu Peržiūrėti ir patvirtinti dokumentą. Prisijungęs prie portalo, jis iškart matys mygtuką Patvirtinti vietoje įprasto Pasirašyti.

Reikiamam žmogui patvirtinus dokumentą, savo paskyroje patvirtinimo informaciją matysi kaip įprasta – dalyvių sąraše išskleidus patvirtinimą bus matoma visi reikalingi duomenys: patvirtinusio žmogaus vardas, organizacija, pareigos ir laikas, kada dokumentas buvo patvirtintas.

Be to, patvirtinimai, priešingai nei parašai, pačiuose dokumentuose neatsispindi. Taip pat yra galimybė nustatyti, kad patvirtinimai ir juos atliekantys asmenys dalyvių sąraše ir veiksmų istorijoje būtų nematomi tretiesiems asmenims, t.y., ne organizacijos nariams. Tai leidžia užtikrinti, kad patvirtinimai liks įmonės viduje, o išoriniai žmonės matys tik pasirašymo procesą ir jo dalyvius.

Naudinga ir tai, kad šią funkciją taip pat galima derinti su kitomis, pvz., dokumentų kategorijomis. Jeigu anksčiau buvo galima asmenims priskirti tik pasirašančiojo arba turinčio prieigą prie dokumento vaidmenis, nuo šiol visai kategorijai galima priskirti ir tvirtinimo funkciją. Pavyzdžiui, įsivaizduok, kad sukūrei kategoriją SME pardavimų sutartys ir nustatei, kad visus kategorijai priskirtus dokumentus turi pasirašyti pardavimų vadovas, atsakingas už smulkųjį ir vidutinį verslą. Tačiau nuo šiol gali nustatyti, kad visus tuos pačius dokumentus dar turi patvirtinti ir rizikų valdymo specialistas. Paprastai tariant, priskyrus dokumentą šiai kategorijai, pardavimų vadovas ir rizikų valdymo specialistas iškart automatiškai gaus žinutes, kad yra įkeltas dokumentas ir kokį veiksmą jiems reikia atlikti, o tai reiškia, kad nebereikės kaskart įkeliant naują dokumentą pridėti šių žmonių atskirai.

Artimiausiu metu atsiras ir daugiau su tvirtinimais derinamų funkcijų, tad sek naujienas!

Skaitykite įrašą kitomis kalbomis: English