Verden fikk ikke tid til en godt forberedt overgang til et virtuelt arbeidsmilj\u00f8. Alt forandret seg lynraskt, og bedrifter m\u00e5tte tenke nytt for \u00e5 fortsette driften i s\u00e5 nye omgivelser. Denne transformasjonen fremskyndet digitale dokumentprosesser med tjenester som fildeling, skylagring og elektroniske signaturer.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n
Hva vet vi om elektronisk signering? Er det nyttig, eller er det bare enda et moteord \u00e5 imponere bedriftseiere med? Hvis dette fortsatt er nytt for deg, lurer du kanskje p\u00e5 hva som er fordelene med eksterne prosesser fremfor fysiske? La oss se p\u00e5 faktorene som motiverer bedrifter til \u00e5 ta i bruk elektroniske signeringsl\u00f8sninger, og de viktigste fordelene med disse l\u00f8sningene.<\/p>\n\n\n\n
Hva motiverer bedrifter til \u00e5 ta i bruk e-signeringsl\u00f8sninger?<\/strong><\/p>\n\n\n\n Sikker bruk av elektroniske signaturer i stedet for h\u00e5ndskrevne er et teknologisk fremskritt som har gitt fjernarbeidende ansatte store fordeler. Det er flere grunner til at selskaper oppfordres til \u00e5 erstatte tradisjonelle signaturer med elektroniske. Her er noen interne og eksterne faktorer som bidrar til endringen.<\/p>\n\n\n\n 1. Tidsbegrensninger<\/strong><\/p>\n\n\n\n Overarbeidede medarbeidere er vanlig i mange selskaper. 35 prosent av de ansatte sier at de i sin n\u00e5v\u00e6rende stilling har \u00abfor mye arbeid til \u00e5 kunne gj\u00f8re en god jobb\u00bb1<\/sup>. Derfor pr\u00f8ver selskaper \u00e5 finne ut hvordan de kan optimalisere arbeidsmengden og g\u00e5 over til digitale prosesser.<\/p>\n\n\n\n 2. Budsjettbegrensninger<\/strong><\/p>\n\n\n\n Papir er kanskje ikke s\u00e5 dyrt i seg selv, men lagring, kopiering, utskrift og porto blir fort kostbart. Studier viser at utgifter til h\u00e5ndtering av papir utgj\u00f8r omtrent 30 ganger den faktiske innkj\u00f8pskostnaden2<\/sup>. <\/p>\n\n\n\n 3. Strenge sikkerhetskrav<\/strong><\/p>\n\n\n\n Sikkerhet er viktigere enn noen gang. Behovet for online-tjenester har \u00f8kt enormt i de siste \u00e5rene, s\u00e5 vi m\u00e5 ogs\u00e5 forvente en \u00f8kning av svindel, forfalskninger og annen cyber-kriminalitet. Forbrukerne benytter digitale kanaler i stadig st\u00f8rre grad, og verden over \u00f8kte antall mistenkte digitale svindelfors\u00f8k av alle typer med 52,2 prosent fra 2019 til 20213<\/sup>. Selskaper pr\u00f8ver \u00e5 finne ut hvordan de kan forbedre sikkerheten som en del av bedriftsprosedyrene sine.<\/p>\n\n\n\n 4. Endret sluttbrukeradferd<\/strong><\/p>\n\n\n\n 86 prosent av kundeservicemedarbeiderne mener at kundene er mer bevisste og bedre informert enn noensinne4<\/sup>. Det er viktig \u00e5 im\u00f8tekomme kundenes forventninger om en raskere og bedre sluttbrukeropplevelse, uansett hva slags enhet de benytter. I tillegg m\u00e5 bedrifter oppfylle sluttbrukernes \u00f8nske om en b\u00e6rekraftig tjeneste. <\/p>\n\n\n\n 5. Utdaterte og ineffektive arbeidsflyter<\/strong><\/p>\n\n\n\n Pandemien tvang bedrifter til \u00e5 benytte fjernarbeid. I noen selskaper var e-signering avgj\u00f8rende for forretningskontinuiteten allerede f\u00f8r pandemien, men retningslinjer for fysisk avstand og fjernarbeid fremskyndet behovet for e-signering i mange andre organisasjoner. 6. \u00d8kt satsing p\u00e5 b\u00e6rekraft<\/strong><\/p>\n\n\n\n Milj\u00f8messig b\u00e6rekraft er et av de viktigste sp\u00f8rsm\u00e5lene i det 21. \u00e5rhundret, og et prioritert omr\u00e5de i de fleste selskaper. Det ansl\u00e5s at 28 millioner hektar skog hogges ned hvert \u00e5r7<\/sup>, noe som tilsvarer en fotballbane med skog hvert eneste sekund. 42 prosent av den industrielle hogsten g\u00e5r til \u00e5 lage papir8<\/sup>. If\u00f8lge analyseselskapet Gartner, Inc. best\u00e5r 50 prosent av alt avfall fra n\u00e6ringslivet av papir9<\/sup>. Derfor pr\u00f8ver mange selskaper \u00e5 finne l\u00f8sninger som p\u00e5virker milj\u00f8et positivt.<\/p>\n\n\n\n Forretningsmessige fordeler med elektroniske signeringsl\u00f8sninger<\/strong><\/p>\n\n\n\n Bransjeledende organisasjoner har fremskyndet arbeidet med \u00e5 realisere sine strategiske visjoner for \u00e5 st\u00f8tte en digital kundeopplevelse ved hjelp av elektroniske signeringsl\u00f8sninger og effektivisere prosesser. Nedenfor ser du en liste over ekstra fordeler du kan oppn\u00e5 ved \u00e5 innf\u00f8re en elektronisk signeringsl\u00f8sning i den daglige driften av selskapet. <\/p>\n\n\n\n 1. Elektronisk signering sparer verdifull tid<\/strong><\/p>\n\n\n\n E-signering eliminerer manuelle og repeterende oppgaver, effektiviserer forhandlinger og forbedrer kontraktsutf\u00f8relsen. Dermed blir det mer tid til \u00e5 fokusere p\u00e5 kjernevirksomheten. Alle bedrifter \u2013 uansett st\u00f8rrelse \u2013 sliter med tidkrevende administrative oppgaver. Et bytte fra manuell til elektronisk signering kan spare veldig mange arbeidstimer, og du slipper \u00e5 avtale m\u00f8ter n\u00e5r du trenger motpartens signatur. Elektronisk signering reduserer arbeidet med signering av dokumenter fra flere dager til under \u00e9n time, if\u00f8lge den litauiske matbanken.<\/a><\/p>\n\n\n\n Selskaper opplever \u00f8kt produktivitet n\u00e5r de bruker elektronisk signering, siden det g\u00e5r raskere \u00e5 samle inn signaturer og f\u00e5 dokumenter godkjent. If\u00f8lge salgssjef Kristina Gabrilavi\u010di\u016bt\u0117 hos Dokobit kan effekten v\u00e6re enda st\u00f8rre i internasjonale bedrifter, der dokumenter skal signeres av personer i andre land. Elektronisk signering effektiviserer forretningsprosessene, og du slipper at alt stopper opp i p\u00e5vente av en signatur.<\/p>\n\n\n\n 2. Elektronisk signering reduserer kostnadene<\/strong><\/p>\n\n\n\n E-signering sparer utgifter til utskrift og porto samt arbeidstimer knyttet til dette. Elektronisk signering av dokumenter reduserer l\u00f8nnskostnader og \u00f8konomiske konsekvenser av eventuelle menneskelige feil ved signering. Samtidig sparer du selvf\u00f8lgelig utgifter til selve papiret. For bedrifter som h\u00e5ndterer store mengder dokumenter, er forskjellen merkbar umiddelbart. <\/p>\n\n\n\n 3. E-signering \u00f8ker sikkerheten for dokumentene dine<\/strong><\/p>\n\n\n\n For konfidensielle og sensitive dokumenter gir elektronisk signering st\u00f8rre sikkerhet enn tradisjonelle h\u00e5ndskrevne prosesser. Elektroniske signaturer inneholder informasjon om hvem som signerte dokumentet og n\u00e5r, noe som gj\u00f8r dem sikrere enn h\u00e5ndskrevne. Det er vanskeligere \u00e5 forfalske dokumenter med avansert eller kvalifisert e-signatur, siden enhver endring av dokumentet er synlig. Dessuten kan ingen kopiere e-signaturen din eller skrive den p\u00e5 nytt. Uvedkommende f\u00e5r ikke tilgang til dokumentet. <\/p>\n\n\n\n En kvalifisert e-signatur regnes som likestilt med en h\u00e5ndskrevet signatur, og gyldigheten kan ikke trekkes i tvil av en domstol, noe bedrifter \u00f8nsker \u00e5 unng\u00e5 for enhver pris. Interne og eksterne dokumenter som signeres med tredjeparter ved hjelp av kvalifiserte e-signaturer, kan ikke forfalskes eller tilbakedateres.<\/p>\n\n\n\n Les mer om informasjonssikkerhet og samsvar med den internasjonale standarden ISO\/IEC 27001, GDPR og eIDAS<\/a>.<\/p>\n\n\n\n 4. E-signering gir bedre kundeservice<\/strong><\/p>\n\n\n\n Kunder som f\u00e5r mulighet til \u00e5 bruke elektronisk signering, trenger ikke \u00e5 forholde seg til et sted, et tidspunkt eller andre omstendigheter for \u00e5 signere dokumenter. Det gir \u00f8kt kundetilfredshet, siden brukervennlighet er et av de viktigste aspektene ved kundeopplevelsen. E-signering p\u00e5 tvers av enheter forenkler prosessene for alle involverte parter. <\/p>\n\n\n\n 5. E-signeringsl\u00f8sninger gir mer effektive arbeidsflyter<\/strong><\/p>\n\n\n\n Elektronisk signering effektiviserer virksomheten ved \u00e5 erstatte tradisjonelle, kostbare og upraktiske papirbaserte prosesser. Repeterende manuelle oppgaver automatiseres, slik at arbeidsmengden reduseres og bedriften kan fokusere p\u00e5 \u00e5 v\u00e6re produktiv.<\/p>\n\n\n\n E-signeringsl\u00f8sninger legger til rette for ekstern dokumentbehandling: Du kan spore dokumentets livssyklus, overv\u00e5ke status og sjekke om dokumentet er mottatt, signert eller godkjent. Som en del av dokumentflyten reduserer e-signering tiden som g\u00e5r med til kontraktsgjennomgang. Kontrakter og andre juridiske dokumenter f\u00e5r bedre p\u00e5litelighet, sporbarhet og samsvar med lover og regler. Med signering p\u00e5 tvers av landegrenser kan bedrifter med internasjonal virksomhet signere kontrakter p\u00e5 f\u00e5 minutter.<\/p>\n\n\n\n 6. E-signering st\u00f8tter b\u00e6rekraftsarbeidet<\/strong><\/p>\n\n\n\n Hvert \u00e5r blir det produsert rundt 400 millioner tonn papir og papp10<\/sup>. Ved hjelp av e-signering kan organisasjoner redusere papirforbruket betraktelig og n\u00e5 b\u00e6rekraftsm\u00e5lene sine. Denne reduksjonen bidrar til at det produseres mindre avfall, noe som f\u00f8rer til redusert forurensning av luft og grunn.<\/p>\n\n\n\n Siden 2014 har Dokobit hjulpet sine kunder med \u00e5 eliminere over 46 millioner papirark. Det tilsvarer omtrent 230 tonn papir.<\/p>\n\n\n\n Velg en p\u00e5litelig leverand\u00f8r av e-signeringsl\u00f8sninger<\/strong><\/p>\n\n\n\n Dette er bare noen av alle de dokumenterte fordelene ved digitalisering. Dokobit ser at stadig flere bedrifter g\u00e5r over til elektronisk signering, og at dette gir dem bet<\/a>y<\/a>delige fordeler.<\/a><\/p>\n\n\n\n E-signering gir h\u00f8yere effektivitet, \u00f8kt produktivitet og mer effektive prosesser samt b\u00e5de tids- og kostnadsbesparelser p\u00e5 arbeidsplassen. Valget av e-signeringsl\u00f8sning m\u00e5 imidlertid v\u00e6re informert og gjennomtenkt. Hvis ikke, kan endringen fungere mot sin hensikt. Det er viktig \u00e5 utf\u00f8re en aktsomhetsvurdering av e-signeringsplattformen du planlegger \u00e5 bruke, og finne en p\u00e5litelig tjenesteleverand\u00f8r. Her er noen ting du b\u00f8r tenke over, f\u00f8r du velger leverand\u00f8r av e-signeringstjeneste:<\/p>\n\n\n\n
If\u00f8lge en global studie fra OnePoll blir 26 prosent av de ansattes arbeidstid kastet bort p\u00e5 un\u00f8dvendige administrative rutiner og oppgaver samt ineffektive arbeidsmetoder5<\/sup>. 63 prosent av kundeservicemedarbeiderne sier det er vanskelig \u00e5 kombinere effektivitet og kvalitet n\u00e5r de betjener kunder6<\/sup>. Bedrifter pr\u00f8ver \u00e5 finne en l\u00f8sning som eliminerer flaskehalser i systemene og hjelper ledere med \u00e5 f\u00e5 i havn avtaler raskt.<\/p>\n\n\n\n\n