{"id":5881,"date":"2024-01-05T13:08:00","date_gmt":"2024-01-05T11:08:00","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.dokobit.com\/?p=5881"},"modified":"2024-03-07T14:14:42","modified_gmt":"2024-03-07T12:14:42","slug":"det-finnes-en-enkel-losning-for-a-oke-produktiviteten-her-kan-du-lese-mer-om-hvordan","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.dokobit.com\/nb\/kunnskapsknutepunkt\/det-finnes-en-enkel-losning-for-a-oke-produktiviteten-her-kan-du-lese-mer-om-hvordan\/","title":{"rendered":"Det finnes en enkel l\u00f8sning for \u00e5 \u00f8ke produktiviteten \u2013 her kan du lese mer om hvordan"},"content":{"rendered":"\n
Det viktigste for deg som driver en bedrift, er sannsynligvis medarbeidernes og din egen produktivitet. Unders\u00f8kelser over hele verden viser at folk kaster bort mye tid p\u00e5 jobb. E-poster, m\u00f8ter og administrative oppgaver er de st\u00f8rste tidstyvene, men de er heldigvis lette \u00e5 gj\u00f8re noe med. Her kan du lese hvordan.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n
Hvordan blir arbeidsoppgaver bortkastet tid?<\/strong><\/p>\n\n\n\n
Hvordan kan vi p\u00e5st\u00e5 at tilsynelatende n\u00f8dvendige oppgaver som e-post, m\u00f8ter og administrativt arbeid er bortkastet tid? Svaret er ganske enkelt. M\u00f8ter er ofte forsinket og har ingen streng dagsorden, og derfor blir det diskutert mange irrelevante temaer. Dessuten hender det at m\u00f8ter blir organisert uten noen egentlig grunn eller noe klart m\u00e5l. Statistikk viser ogs\u00e5 at en gjennomsnittlig m\u00f8tedeltaker dagdr\u00f8mmer eller gj\u00f8r annet arbeid mesteparten av tiden (70\u201390 %) under m\u00f8tene. Et annet problem er de mange overfl\u00f8dige e-postene, s\u00e6rlig mellom kolleger. Det g\u00e5r mye raskere \u00e5 bli enige om ting ansikt til ansikt. Dessuten har folk en tendens til \u00e5 sjekke innboksen for ofte. Hver gang tar det rundt 15 minutter \u00e5 konsentrere seg om den egentlige arbeidsoppgaven igjen.<\/p>\n\n\n\n
Den enkleste m\u00e5ten \u00e5 unng\u00e5 slik sl\u00f8sing med tid p\u00e5 er \u00e5 organisere tiden sin bedre. Bestem deg for n\u00f8yaktig n\u00e5r og hvor lenge du skal lese e-post, og sett en fast tidsramme for m\u00f8ter. Planlegg maksimalt to m\u00f8ter per dag og legg dem til ettermiddagen (dermed blir det ikke tid til un\u00f8dvendige m\u00f8ter). Les e-post bare tre ganger om dagen og begrens hver gang til 30 minutter. Pr\u00f8v \u00e5 f\u00e5 innboksen ned til 0 ved hjelp av 4D-metoden (slette, delegere, utsette eller gj\u00f8re) eller lignende.<\/p>\n\n\n\n
Dette ser jo ganske enkelt ut, men hva med administrativt arbeid? Kan det v\u00e6re bortkastet tid? Har du noen gang lurt p\u00e5 hvor mye det koster \u00e5 h\u00e5ndtere papirarbeid p\u00e5 den tradisjonelle m\u00e5ten, ved \u00e5 utferdige hauger med dokumenter og signere dem for h\u00e5nd? De skal skrives ut, skannes og sendes med post eller bud, og sannsynligvis m\u00e5 du selv eller en av medarbeiderne dine stadig mase p\u00e5 mottakerne for \u00e5 f\u00e5 dem til \u00e5 signere. N\u00e5r du ser det p\u00e5 denne m\u00e5ten, virker det som en temmelig lang og un\u00f8dvendig komplisert prosess. For noen \u00e5r siden var dette eneste mulighet, men med dagens avanserte teknologi er det ingen grunn til \u00e5 utsette seg for slike frustrerende prosesser. Unders\u00f8kelser viser dessverre at over 50 prosent av bedriftene fortsatt skriver ut dokumenter bare for \u00e5 f\u00e5 en signatur p\u00e5 dem.<\/p>\n\n\n\n
Hva er det egentlig som skjer n\u00e5r du signerer dokumenter for h\u00e5nd? For \u00e5 gj\u00f8re det klarere kan vi se n\u00e6rmere p\u00e5 tidsforbruket og kostnadene for signering av papirdokumenter.<\/p>\n\n\n\n
\n
Utskrift.<\/strong> For at et dokument skal kunne signeres, m\u00e5 det skrives ut. Du finner frem dokumentet p\u00e5 datamaskinen, \u00e5pner det, justerer utskriftsinnstillingene og klikker p\u00e5 \u00abSkriv ut\u00bb. La oss si at det tar opptil fem minutter.<\/li>\n\n\n\n
Sortering.<\/strong> N\u00e5r dokumentene er skrevet ut, g\u00e5r du til en skriver (siden du sannsynligvis ikke har en p\u00e5 skrivebordet) og henter utskriftene. Kanskje m\u00e5 du sortere dem i flere bunker, stifte dem og arkivere en av kopiene. La oss si at dette tar opptil fem minutter til.<\/li>\n\n\n\n
Signering.<\/strong> Hvis det ikke er du som skal signere, m\u00e5 du finne personen du trenger en signatur fra (eller la en av medarbeiderne dine gj\u00f8re det). Dette trinnet kan v\u00e6re litt utfordrende. M\u00f8ter kan overlappe hverandre, eller det kan dukke opp noe uforutsett, og all erfaring viser at dette trinnet vanligvis ikke er unnagjort i en fei. Du kan selvf\u00f8lgelig legge igjen papirene med en post it-lapp p\u00e5 skrivebordet til den som skal signere, men problemet er at folk ofte glemmer eller ikke legger merke til slike lapper. Derfor m\u00e5 du regne med \u00e5 gi noen p\u00e5minnelser, og det betyr at minst to personer kaster bort tiden sin. Til slutt blir dokumentet signert. Hvor lang tid tok det? 20 minutter, 1 time, 2 dager? Uansett er det for lenge. Vi m\u00e5 forresten ikke glemme at selve signeringen ogs\u00e5 kan ta tid. Hvis vi snakker om et dokument p\u00e5 10 sider i 2 eller 3 kopier, m\u00e5 du signere 20 eller 30 sider.<\/li>\n\n\n\n
Skanning og sending av en kopi per e-post.<\/strong> N\u00e5r dokumentet er signert, blir det vanligvis skannet og sendt til en annen part som ogs\u00e5 skal signere det. Hensikten er ofte bare \u00e5 bekrefte at du har signert dokumentet, og at originalen er p\u00e5 vei. Fem minutter til? Hvis du skriver en litt lengre e-post, kan det ta ti minutter.<\/li>\n\n\n\n
Sending med post eller bud.<\/strong> Hvis du m\u00e5 levere originalen av det signerte dokumentet, vil du sannsynligvis sende det med post eller bud. Det betyr at du bretter sammen dokumentet, legger det i en konvolutt, skriver p\u00e5 adressen og klistrer p\u00e5 et frimerke. S\u00e5 g\u00e5r du til et postkontor eller ringer et bud. Det tar sannsynligvis ti minutter \u00e5 klargj\u00f8re dokumentet for sending, pluss tiden du m\u00e5 vente p\u00e5 budet. Forestill deg at medarbeiderne dine leverer dokumenter personlig, eller at du organiserer et m\u00f8te, bare fordi du m\u00e5 f\u00e5 signert et dokument. Hvor mange timer g\u00e5r med til \u00e5 reise eller sitte fast i trafikkork?<\/li>\n\n\n\n
Venting p\u00e5 andre parters underskrifter.<\/strong> S\u00e5 venter du. Dokumentet er i beste fall fremme hos den andre parten neste dag. Der g\u00e5r det gjennom den samme prosessen som hos deg. Hele dokumentets reise \u2013 fra du sender det ut til du har det i hende igjen \u2013 tar sannsynligvis tre-fire dager, eller enda lenger.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
Det blir mye tid til sammen. Og da har vi ikke engang nevnt dokumenter som kommer bort i l\u00f8pet av prosessen, feil som blir oppdaget og f\u00f8rer til at hele prosessen m\u00e5 gj\u00f8res p\u00e5 nytt, eller senere leting etter spesifikke dokumenter i store arkiver.<\/p>\n\n\n\n
Et magisk triks for \u00e5 slutte \u00e5 kaste bort ressurser<\/strong><\/p>\n\n\n\n
Hva er alternativet? Det finnes er en velpr\u00f8vd l\u00f8sning, nemlig \u00e5 signere dokumenter elektronisk ved hjelp av Dokobit! La oss se n\u00e6rmere p\u00e5 detaljene her ogs\u00e5.<\/p>\n\n\n\n
![\"\"](\"https:\/\/blog.dokobit.com\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/productivity-NO-1024x726.png\")
<\/figure>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"