„Rent Vilnius“ patirtis: atsikračius popierių, pardavimai išaugo 20 proc.

Apie sėkmės istorijas, kaip smulkios ir didelės įmonės padidina savo pardavimus, girdime ne taip ir retai. Tačiau dar nedaug kas kalba apie tai, jog tokių rezultatų pasiekti galima atsikračius paprasto kasdienio dalyko – popieriaus. Ši istorija – būtent apie tai.

Priešistorė

„Rent Vilnius“ – santykinai maža įmonė, teikianti investicijų į nekilnojamąjį turtą nuomai ir nuomojamo būsto administravimo paslaugas. Ji perima iš būsto savininkų visus su nuoma ir turto priežiūra susijusius darbus: randa tinkamiausią butą investicijai, atrenka nuomininkus, rūpinasi turto remontu, priežiūra, sprendžia nuomininkams kilusias problemas, surenka iš jų nuompinigius, komunalinius mokesčius ir kt. Tokiomis paslaugomis dažniausiai naudojasi būstų savininkai, gyvenantys užsienyje, ir tie, kurie įsigijo turtą investicijai.

Verslas, užsiimantis būsto valdymu ir administravimu, susiduria su nemažai popierizmo – sutartys su būstų savininkais bei nuomininkais, trečiosiomis šalimis, sąskaitos ir kt. Priklausomai nuo administruojamų objektų kiekio, dokumentų skaičiai per mėnesį gali svyruoti nuo kelių dešimčių iki kelių šimtų.

Būstų savininkai, perkantys administravimo paslaugą, taip pat neišsisuka nuo popierizmo. Visas procesas pradeda sudėtingėti, jei būsto savininkas gyvena ne Lietuvoje. Tuomet visi dokumentai tvarkomi nuotoliniu būdu arba tik tuomet, kai savininkas grįžta į Lietuvą. Abiem atvejais, tai reikalauja ir laiko, ir papildomų išlaidų. Natūralu, kad procesai užsitęsia arba kai kuriais atvejais būstų savininkai net nusprendžia paslaugos atsisakyti ir būstą palikti nenuomojamą, taip prarasdami papildomas pajamas.

Siekdami išspręsti šiuos iššūkius, „Rent Vilnius“ jau kurį laiką turėjo užsibrėžę sau tikslą – sumažinti būsto savininko dalyvavimą nuomos procese iki minimumo – 1 dienos per metus. Tačiau kaip iš tiesų atsirado šis tikslas ir kaip jį pasiekti?

Spyris pokyčiams

Visos idėjos ir tikslai dažniausiai išsirutulioja iš patirtų situacijų, tuomet, kai suprantama, kad kai kuriuos dalykus galima pakeisti į geresnę pusę. „Rent Vilnius“ tuo įsitikino savo kailiu.

Pirmąkart apie procesų pokyčius pradėta galvoti, kai į juos kreipėsi į JAV emigravusi lietuvė. „Su mumis ji susisiekė dėl paprastos ir pakankamai dažnos priežasties – išsikrausčius į užsienį, Lietuvoje liko tuščias butas. Kodėl gi jo neišnuomojus? Tačiau tuomet klientės noras buvo nesisiuntinėti sutarčių paštu per Atlantą, o geriau sulaukti kol ji atvažiuos į Lietuvą po 4 mėn. Laukėme, tačiau per tą laikotarpį klientei juk galėjome uždirbti 2000 eurų!“, – sako Jurgis Vilutis, „Rent Vilnius“ partneris.

Panašiai nutiko ir Lietuvoje, kuomet kreipėsi klientas iš Utenos, norintis investuoti į nekilnojamąjį turtą. „Rent Vilnius“ parengė sutartį, ją atspausdino, įdėjo į voką ir išsiuntė registruotu paštu. „Net ir registruotu paštu siunčiamos sutartys kartais užtrunka pasiekti adresatą. Šiuo atveju klientui prireikė poros dienų, kol galėjo nuvykti jos pasiimti. Dar po kelių dienų sulaukėme skambučio su prašymu sutartyje pataisyti kelias smulkmenas. Atlikome pakeitimus, sutartį vėl atspausdinome iš naujo, išsiuntėme. Buvo kaip tik savaitės pabaiga, tad sutartis klientą pasiekė tik dar po kelių dienų, po savaitgalio. Visas šis procesas užtruko daugiau nei 3 savaites – sutartis siuntimo metu dar buvo ir pasimetusi“, – pasakoja J. Vilutis.

Net ir įmonės viduje atsirado poreikis naujam sprendimui. Pavyzdžiui, išvažiavus į konferenciją kitoje šalyje ar kitame mieste, per kelias dienas paprastai prisikaupia sutarčių, tačiau išvykus visas procesas sustoja – juk neturint el. parašo vienintelis būdas pasirašyti sutartį – ranka.

Tada „Rent Vilnius“ ir pradėjo ieškoti sprendimo. Taip jų kelyje atsirado „Dokobit“. Tuomet dar nežinodama realios grąžos, įmonė pradėjo naudotis el. dokumentų pasirašymo platforma. Ir štai per pusę metų spėjo įsitikinti, kad sprendimas buvo daugiau nei teisingas.

Rezultatai, kurių nesitikėjo

Pirmiausia, pavyko sumažinti sąnaudas. Šiandien „Dokobit“ portalą „Rent Vilnius“ naudoja pasirašydami sutartis su klientais, sudarydami nuomos sutartis, fiksuodami būsto būklę, pasirašydami įgaliojimus darbuotojams ir atostogų prašymus, taip pat – sąskaitas. Per mėnesį smulkiai įmonei susidaro apie 44 dokumentai.

„Pasirašyti tiek dokumentų užima laiko, juos reikia spausdinti, siųsti, tad prisideda ir šios išlaidos. Jos, beje, ypač išauga tada, kai būsto nuomotojas gyvena ne Lietuvoje. Dar mūsų srityje nemažai išlaidų sudaro ir specifiniai dokumentai – fiksuojantys būsto būklę. Tai reiškia, kad prieš išnuomodami būstą darome jo nuotraukas, jas spausdiname ir kiekvieną pasirašome atskirai – tiek mes, tiek klientas. O vienas toks būsto fiksavimas kainuoja apie 5 eurus“, – išlaidas skaičiuoja J. Vilutis.

Perkėlus visus procesus į „Dokobit“, viskas pasikeitė – sutaupomas laikas, išlaidos spausdinimui ir siuntimui, o ir minėtus specifinius dokumentus galima pasitvirtinti platformoje – užtenka visas skaitmenines nuotraukas sukelti į vieną dokumentą, įkelti į portalą ir uždėti el. parašą. Šioje vietoje ne tik sutaupomi nemaži pinigai, bet ir procesas gerokai supaprastėja, nebereikia papildomai spausdinti nuotraukų ir jų pasirašinėti atskirai.

Taigi viską suskaičiavus, per mėnesį sutaupoma suma siekia mažiausiai 137 eurus. Jau vien per metus sutaupoma 1 650 eurų, o penkerių metų perspektyvoje susidaro daugiau nei 8 tūkst. eurų! Smulkiam ir vidutiniam verslui tai – nemaži pinigai, ypač įvertinus, kad jie įprastai išleidžiami paprasčiausiam dokumentų pasirašymui.

Tačiau tai dar ne viskas. Vien per pusmetį „Rent Vilniui“ perėjus prie el. dokumentų išryškėjo ir kitokia nauda. Per šį laikotarpį klientams „uždirbta“ beveik 20 tūkst. eurų!

„Pradėję naudoti el. parašą ir „Dokobit“ portalą, greičiau išnuomojame būstus, nes sutartis su klientais galime pasirašyti dar tą pačią ar kitą dieną. Tokiu būdu per pusmetį klientams uždirbome apie 6 tūkst. eurų. Pasitaikė ir dar sėkmingesnis atvejis, kuomet pavyko klientui padėti įsigyti būstą nuomai už itin mažą kainą. Viskas įvyko maždaug per pusvalandį – radome būstą mažesne nei įprasta kaina, nuvykome jo apžiūrėti, paskambinome klientui, o klientas el. parašu per „Dokobit“ pasirašė rezervacijos sutartį ir taip įsigijo būstą. Šį atvejį vadiname „perliuku“, nes sutaupėme klientui apie 13 tūkst. eurų“, – sėkminga patirtimi dalinasi Jurgis.

Visa tai lėmė, kad „Rent Vilnius“ klientų skaičius ir pardavimai augo. El. parašas ir „Dokobit“ bendrovei padėjo pasiekti emigravusius lietuvius, būstų savininkus, gyvenančius ne tik Vilniuje, o atsiradus naujoms auditorijoms, pardavimai vos per pusmetį išaugo 20 proc.

Be to, ne mažiau svarbi ir vidinių procesų dalis. Įmonei pavyko atsikratyti popierizmo ir visų tų didelių dokumentų kaupimo spintų. Taip pat, žinoma, supaprastinti procesai – dokumentus dabar galima ne tik greičiau pasirašyti, bet ir juos tvarkingai saugoti. „Dokobit“ leidžia skirstyti dokumentus į kategorijas, juos filtruoti, suteikti prieigos teises kitiems įmonės darbuotojams, tad ir administracinės užduotys kelia kur kas mažiau streso – juk viskas nuo šiol vienoje vietoje.